Wie schon 2017 hat die geopolitische Situation – insbesondere der Brexit und Reisebeschränkungen durch den US-Präsident Donald Trump – bis jetzt keine signifikanten Auswirkungen auf die Reiseausgaben, so die Mehrheit der Befragten (65 bzw. 60 %). Die Daten der ersten Monate 2018 zeigen, dass drei Hauptelemente die Fortentwicklung der Geschäftsreisen europäischer Unternehmen charakterisieren:
- Stärkerer Fokus auf Reisen zu Kunden und möglichen Kunden, um den Verkauf voranzutreiben.
- Die Suche nach dem Gleichgewicht zwischen Reiserichtlinien und der Unterstützung der Reisenden.
- Die Weiterentwicklung der Rolle von Reisebüros.
Die Priorisierung von Reisen zu Kunden und möglichen Kunden steht in engem Zusammenhang zur Bedeutung der Begegnung von Angesicht zu Angesicht, die ihre Position als bevorzugtes Kommunikationsmittel für die Geschäftsentwicklung zurückerlangt hat. (Andere Studie sehen dies übrigens vollkommen anders.) Dieser Trend wird illustriert durch einen neuen Fokus auf Ausgaben für Konferenzen, Tagungen und Unternehmensevents (plus fünf Prozentpunkte) zu Lasten interner Geschäftsreisen. Außerdem wuchs der Anteil der Geschäftsreisenden in den Unternehmen – von 39,7 % (2016) auf 42,1 % (2017). Die Daten zeigen außerdem, dass der Fokus der Unternehmen auf Reiserichtlinien und Unterstützung der Reisenden durch vier Faktoren charakterisiert wird – ähnlich wie in früheren Barometern:
- Sicherheit, ein zentraler Bestandteil von Reiserichtlinien
- Optimierungen der Reiseprozesse und der Rolle mobiler Endgeräte
- Kosten- und Optimierungsstrategien
- Zufriedenheit der Reisenden.
Während sie ihre zentrale Rolle im Management von Reiserichtlinien und für das Nachlassen von OpenBooking-Konzepten gewahrt haben, werden Travel Management Companies (TMCs – Geschäftsreisenanbieter) zunehmend von Einkäufern herausgefordert, und sie ziehen gegenüber dem Wettbewerb von Online-Unternehmen und örtlichen Agenturen den Kürzeren. Allerdings kommt das Barometer zum Schluss, dass der Wert der TMCs auch in diesem wettbewerbsstarken Umfeld durch ihr Serviceangebot bestätigt wird, das stets mehr Optionen, End-to-End-Lösungen und Werkzeuge für Einsparungen bei gleichzeitiger Optimierung der Prozesse für die Reisenden bietet.
Sicherheit ist wichtiger Teil von Reiserichtlinien. Im dritten Jahr nacheinander wurde Sicherheit zum wichtigsten Kriterium bei der Erstellung einer Reiserichtlinie gewählt. Die Ergebnisse von 2017 bleiben stabil, 65 % der befragten Unternehmen haben Regeln zur Sorgfaltspflicht eingeführt (verglichen mit 64 % in 2016). Parallel dazu dürften sich präventive Trends des Jahres 2017 im Jahr 2018 fortsetzen. Rahmenrichtlinien mit Fokus auf Präventivmaßnahmen, Verbesserung von Risikoeinschätzungen, Schulungen und Informationsmaßnahmen für Mitarbeiter vor Reiseantritt zeigen bemerkenswerte Fortschritte. Das Konzept der Risikoeinschätzung geht einher mit der Sensibilisierung von Reisenden: Der Anteil der Reisenden, die Vorsorgelösungen stärker verwenden, liegt bei 29 % (+ 6 Prozentpunkte), und der Anteil derjenigen, die diesen Lösungen offen gegenüber stehen, bei 49 % (+ 14 Prozentpunkte).
Dennoch gibt es je nach Firmengröße ein Ungleichgewicht in der Durchsetzung derartiger Lösungen. Das zeigt sich daran, dass 84 % der Großunternehmen Lösungen für ihre Sorgfaltspflicht eingeführt haben, während der Anteil der mittelständischen Unternehmen bei 71 % liegt, der der Kleinunternehmen bei 52 %.
Mobile Endgeräte und Optimierung der Prozesse. Das Barometer zeigt, dass Unternehmen der Optimierung von Reiseprozessen steigenden Wert beimessen. Firmen wollen die Produktivität und den Komfort der Reisenden in erster Linie durch Hilfestellung und Unterstützung verbessern. Insbesondere ist es unerlässlich, im Fall eines Problems Umbuchungen anbieten zu können, Sicherheitslösungen bereitzustellen, sowie den Kundenservice und die Prozesse der Reisekostenabrechnung zu optimieren.
Mobile Geräte werden von 83 % der Unternehmen (und 90 % der Großunternehmen) als zusätzlicher Buchungskanal wahrgenommen und nicht als Ersatz für Offline- oder Online-Buchungen. Mobile Geräte sind ein zentraler Bestandteil des täglichen Lebens von Unternehmen und Reisenden. Die Nutzung reicht über die Buchungsphase hinaus bis zu Nachrichtenempfang, Umbuchungen, Check-in, für Zahlungen und mehr. Mobile Geräte sind der bevorzugte Kanal für die Optimierung der Reiseprozesse. 2018 dürfte die Nutzung von Services ohne geschäftlichen Bezug zunehmen, mit einem stärker Business-to-Business-to-Consumer-Ansatz wie Conciergedienste (30 % erwarten, solche Dienste zu nutzen) oder sogar Freizeitangebote (31 %).
Kosten und Optimierungsstrategien. Die Optimierung, Analyse und Kontrolle von Ausgaben blieben 2017 im Zentrum der Reiserichtlinien. Die Dominanz früherer Jahre haben sie allerdings verloren, da sich in den vergangenen Jahren andere Prioritäten etabliert haben. Kostenkontrolle bleibt ein zentrales Thema, allerdings scheint mehr als die Hälfte der Unternehmen (55 %, Vorjahr 48 %) der Meinung zu sein, die Grenzen der Ausgabenoptimierung erreicht zu haben. Das gilt vor allem für kleinere Unternehmen (62 %) und ist darauf zurückzuführen, dass diese Unternehmen nicht über ausreichend Werkzeuge oder Ressourcen verfügen, um Kostenoptimierungsstrategien zu implementieren. Es könnte sogar auf den geringen Wettbewerb zwischen TMCs für diese Unternehmenskategorie zurückzuführen sein (die einen höheren Anteil an Online- oder lokalen TMCs nutzt).
Neben der substanziellen Optimierung der indirekten Kosten (41 %, + 1 Prozentpunkt im Vergleich zu 2017) etabliert sich die Optimierung der Reisebedingungen und der Mitarbeiter-Effizienz (24 %, + 7 Prozentpunkte) als neue Strategie zur Ausgabensenkung. Dies ist eine neue Entwicklung in einem Kontext, der in der Vergangenheit den Schwerpunkt auf direkte Kosten gelegt hat (35 %, - 7 Prozentpunkte). Die Kostenoptimierung ist daher nicht mehr nur ein Synonym für Kostenreduzierung.
Optimierte, effizientere Reiseprogramme sind zentrale Themen für Reiseeinkäufer. Effizienz ist das zentrale Thema der Kostenoptimierungsmaßnahmen mit der höchsten Priorität: Der Ausbau der Online-Buchungen steht an erster Stelle (Platz fünf im Jahr 2017), gefolgt von der Vorab-Bewertung der Relevanz einer Reise und ihrer Kosten (+ 2 Plätze), dem Ausbau frühzeitiger Buchungen (minus 1 Platz) und der verstärkten Nutzung von Unternehmensraten (minus 1 Platz). Die Ersetzung interner Reisen durch Audio-, Video- und Web-Konferenzen sowie Fernarbeit rutscht in diesem Jahr auf den fünften Platz (1 Platz 2017). Es bleibt eine wichtige Strategie, wird aber nicht länger als direkter Ersatz für alle Arten von Reisen betrachtet: Heute werden externe Reisen als eine Investition betrachtet, zu der Unternehmen bereit sind.
Wenig Interesse an Sharing Economy. Während 40 % der Befragten der Meinung sind, dass die Nutzung von Sharing Economy– Dienstleistern eine wichtige Strategie für Einsparungen sein könnte, bleibt diese Methode auf dem 20. und letzten Platz der Rangliste. 52 % der Befragten kündigen aber an, diese Dienstleister in den kommenden zwei Jahren zu nutzen, nur noch 20 % zögern. Als Gründe werden vor allem mangelnde Garantien zu Sicherheit und Datensicherheit genannt. Noch fehlt der „Sharing Economy“ die Unterstützung von Firmenkunden, doch das wird sich ändern.
Zufriedenheit von Reisenden. Obwohl die Verbesserung der Reiseprozesse für Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, scheint die Messung der Zufriedenheit als Element der Reiserichtlinien eine gewisse Sättigung erreicht zu haben: 56 % der Firmen geben an, dass sie die Zufriedenheit der Reisenden messen, und 32 % (- 1 Prozentpunkt im Vergleich zu 2016) geben an, dass sie ihre Richtlinien entsprechend ändern. Nichtsdestotrotz sagen die Unternehmen, es sei wichtig, den Mitarbeitern zuzuhören: 57 % der Befragten gaben an, dass die Meinung der Mitarbeiter Auswirkungen auf die Reiserichtlinien haben werden (+ 11 Prozentpunkte).
Zu den zentralen Bereichen, in denen die Meinung der Mitarbeiter als wichtig angesehen wird, gehören: die Auswahl neuer Buchungswerkzeuge (Tablets, mobile Geräte usw.) mit 72 %; bevorzugte Buchungsoptionen (direkt, über ein TMCs usw.) mit 67 % und Lösungen für die Sorgfaltspflicht mit 62 %.
Wie wichtig sind TMCs? Insgesamt geben 79 % der Unternehmen an, mit mindestens 1 TMC zu arbeiten. 2018 aber hat die Tendenz, mehrere Travel Management Companies zu nutzen, um 7 Punkte zugenommen. Das spiegelt sich auch im zunehmenden Phänomen gemischter Nutzung, einschließlich Online-Reisebüros und Business-to-Business-Buchungsplattformen. Obwohl TMCs Online-Reisebüros als ihre Haupt-Wettbewerber betrachten, behaupten sie ihren Mehrwert durch die Sicherstellung besserer Ausgabenkontrolle und durch effizientere Tools und Hotelbuchungssysteme (Content-Aggregatoren). Die Frage des Hotelangebots ist von entscheidender Bedeutung, da sie von den Unternehmen am genauesten gemessen wird. Mit einem TMC können Unternehmen auch die Open-Booking-Nutzung beschränken. Insgesamt laufen mehr als 51 % der Buchungen über Reisebüros, ein TMC als Haupt-Buchungskanal bleibt aber mit Abstand der effektivste Weg für die Begrenzung von Open Booking – es deckt 76 % der Buchungen ab (direkt oder indirekt). Insbesondere ermöglichen es TMCs den Unternehmen, die Einhaltung der Reiserichtlinien zu verbessern, was eine stärkere Ausgabenoptimierung und ein besseres Sicherheitsmanagement für die Reisenden gewährleistet. Mit Blick auf die Ergebnisse erzielt das TMC-Modell im Vergleich zu anderen Kanälen die meisten Einsparungen. Die End-to-End-Lösungen der TMCs ermöglichen ein optimales Management und eine zunehmende Akzeptanz von Online-Buchungen sowie eine genaue Bewertung der Relevanz und der Kosten der Geschäftsreisen – das waren 2017 die beiden wichtigsten Strategien zur Kostenoptimierung.
TMCs stehen vor der globalen Herausforderung, ihre Modelle an die Entwicklungen der Unternehmen und ihre veränderten Anforderungen anzupassen. Dies zeigt auch die Untersuchung: 25 % der Unternehmen haben die Zusammenarbeit mit TMCs überprüft, ein Plus von 6 Prozentpunkten im Vergleich zum Vorjahr. Diese Überprüfungen finden insbesondere mit Blick auf die Integration von Technologieanbietern und die Flexibilität der Serviceangebote statt. Während die Prioritäten der Unternehmen über alle europäischen Märkte und Unternehmensgrößen hinweg klar voneinander abgegrenzt und einander relativ ähnlich sind, führt die unterschiedliche Reife ihrer Travel-Management-Programme zu einer gewissen Fragmentierung des Marktes. In diesem Zusammenhang müssen sich die Reisebüros auf jeden einzelnen Kunden einstellen und sich auf Kunden und Reisende konzentrieren, um der Motor für Veränderungen zu werden, der sie für die Unternehmen sein sollen. Quelle: GBT / DMM
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