Die Budgets steigen – zumindest leicht – für 47 % der Meeting-Experten, deren Daten in die GBT M&E-Prognose für 2026 einflossen. Künstliche Intelligenz – insbesondere ihr Potenzial, Kreativität zu fördern, Planung und Kommunikation effizienter zu gestalten und Meeting-Daten zu analysieren – trägt maßgeblich zu diesem Optimismus bei. Jedoch sind steigende Kosten nicht die größte Sorge und könnten Budgeterhöhungen für viele Veranstaltungsplaner überschatten. Darüber hinaus bereitet die wirtschaftliche Unsicherheit, insbesondere in Europa und Deutschland gut einem Drittel der Meetingplaner Sorgen, zumal Budgetkürzungen nicht ausgeschlossen sind.
Regionale Analyse
Nordamerika: Der Optimismus für 2026 war im nordamerikanischen Markt am größten. 93 % der befragten Meeting-Experten gaben an, dass sie für das kommende Jahr eine gesunde Branche erwarten. 95 % der Befragten in diesem Markt planten, ihre Ausgaben insgesamt zu erhöhen. 45 % gaben an, dass mehr als die Hälfte ihrer geplanten Veranstaltungen ausschließlich in Präsenz stattfinden würden, um den persönlichen Austausch zu fördern. Die oberste Priorität im nordamerikanischen Markt – und ein Merkmal, das ihn von anderen befragten Märkten unterschied – war die Integration von künstlicher Intelligenz und anderen technologischen Fortschritten in die Organisation, Durchführung und Analyse von Meetings. Der wichtigste geplante Einsatz von KI im nächsten Jahr wird die Zusammenführung von Teilnehmern und Sponsoren sein.
Europa: Die Aussichten für Meetings und Events in Europa waren fast genauso positiv wie in Nordamerika. 91 % der befragten Meeting-Experten zeigten sich optimistisch hinsichtlich der Branchenentwicklung, und 90 % gaben an, dass ihre Gesamtausgaben für Meetings und Events im nächsten Jahr steigen würden. Dennoch wird die Kostensenkung für europäische Meeting-Experten im Jahr 2026 oberste Priorität haben, da der Markt trotz Kostensteigerungen mit Schwierigkeiten bei der Wertschöpfung im Verhältnis zum Budget rechnet. Im Hinblick auf die Implementierung von KI wird sich der Markt auf die Automatisierung und Personalisierung der Event-Kommunikation konzentrieren.
Lateinamerika: Inflationsdruck mag in einigen lateinamerikanischen Regionen für etwas Druck sorgen, doch der Optimismus hinsichtlich der Branchenlage ist unter fast acht von zehn befragten Meeting-Experten weiterhin hoch. 85 % gaben an, ihre Budgets für das nächste Jahr zu erhöhen, und 43 % sagten, mehr als die Hälfte ihrer Meetings würden ausschließlich in Präsenz stattfinden.
Auch die lateinamerikanischen Nachbarn KI wollen verstärkt einsetzen, um die menschliche Verbindung durch die Zusammenführung von Teilnehmern und Sponsoren zu stärken.
Asien-Pazifik. Der asiatisch-pazifische Raum (APAC) zeigte sich hinsichtlich der Branchenaussichten für das nächste Jahr am wenigsten optimistisch. Dennoch erwarteten fast drei Viertel der Befragten eine rege Aktivität. Die Budgets von 82 % der Meeting-Experten im APAC werden voraussichtlich steigen. Mehr als in jedem anderen Markt werden diese Budgets auf reine Präsenzveranstaltungen konzentriert: Über 50 % gaben an, dass bei mehr als die Hälfte ihrer Meetings auf virtuelle Elemente verzichten werden. Die wichtigste Initiative im APAC-Raum im Jahr 2026 wird die Verbesserung des Veranstaltungserlebnisses für die Teilnehmer sein – die fragmentierte Aufmerksamkeit zu bündeln und unvergessliche Interaktionen zu ermöglichen. Im Bereich KI wünschen sie sich personalisierte und automatisierte Event-Kommunikation.
„Erlebnisse“ haben Priorität. Ungeachtet regionaler Unterschiede stand das Erlebnis der Teilnehmenden für Meeting-Profis branchenweit an erster Stelle – eine Herausforderung, deren Umsetzung immer schwieriger wird. Generationenunterschiede innerhalb des Publikums stellen eine Herausforderung dar, ebenso wie die Fähigkeit, die fragmentierte Aufmerksamkeit zu gewinnen und ein inspirierendes, nutzerzentriertes Event zu gestalten. Laut GBT M&E besteht eine Strategie darin, innerhalb einer größeren Veranstaltung Mikro-Communities zu schaffen, um die Erlebnisse an unterschiedliche Informationskonsumstile anzupassen. Insgesamt konzentrieren sich Meeting-Profis jedoch darauf, durch die Wahl von Location und Veranstaltungsort sowie durch interaktivere Sessions (42 %), mehr soziale Aktivitäten und Networking-Möglichkeiten (40 %) und personalisierte Erlebnisse (37 %) einen Wow-Effekt zu erzielen. Dafür sind sie sogar bereit, Sessions zu verkürzen.
Herausforderungen 2026. Es überrascht nicht, dass die Kostensteigerungen 2026 die größte Herausforderung für Tagungsprofis darstellen werden. Laut dem GBT M&E-Bericht wird der Erfolg maßgeblich davon abhängen, wie sie Kosten und Erlebnis in Einklang bringen. Die Wahl des Veranstaltungsortes könnte sich als schwierig erweisen, da er die Grundlage für ein gelungenes Erlebnis bildet. Mehr als ein Drittel der Tagungsprofis gab an, zusätzliche Fördermittel von Sponsoren zu akquirieren, 30 % würden den Veranstaltungsort wechseln, und 29 % würden einfach weniger Veranstaltungen ausrichten.
Einige Tagungskomponenten könnten flexibler gestaltet werden. So gaben beispielsweise 28 % an, die Ausgaben für Speisen und Getränke zu reduzieren. Die Autoren der Prognose wiesen jedoch darauf hin, dass dies angesichts steigender Lebensmittelkosten und weiterhin hoher Personalkosten im Bankettbereich schwierig sein könnte. Weniger Werbegeschenke standen für 27 % der Befragten im Fokus der Einsparungen, ein Wechsel des Veranstaltungsortes erschien jedoch weniger als einem Viertel sinnvoll.
Kann KI Kostenlücken schließen? Ob künstliche Intelligenz (KI) zu Kosteneinsparungen beitragen kann, ist eine wichtige Frage, auf die möglicherweise ab 2026 Antworten zu finden sind. Die Wissenschaft weiß natürlich, dass KI alles andere als ein Heilmittel und zudem sehr fehlerhaft ist. Interessant wird sein, wie KI den manuellen, zeitaufwändigen Aufbau von Registrierungsseiten, das Teilnehmermanagement und die Kommunikationskosten beeinflussen kann. Ebenso spannend ist es, wie sie die kreative Ideenfindung im Vorfeld der Planung und die Datenanalyse und das Reporting nach der Veranstaltung unterstützen kann.
Prognose: Laut dem GBT M&A-Bericht sind Veranstaltungsprofis relativ daran interessiert, KI im gesamten Planungs- und Durchführungsprozess einzusetzen. Die meisten KI-gestützten Aktivitäten für 2026 konzentrierten sich auf den Vorfeld, insbesondere auf die Ideenfindung und Funktionen zur Verbesserung des Teilnehmererlebnisses, wie beispielsweise Matchmaking, das von Befragten aus Nord- und Lateinamerika deutlich genannt wurde. Insgesamt gaben 35 % der Befragten an, diese Möglichkeit nutzen zu wollen. Personalisierte und automatisierte Kommunikation stand mit 35 % ebenfalls im Fokus. Die daraus resultierenden Kosteneinsparungen wirken sich möglicherweise nicht direkt auf das Endergebnis der einzelnen Kostenstellen aus, sondern konzentrieren sich eher auf die Effizienz der Teams, die die Veranstaltungen planen und durchführen. Wie und ob sich Effizienzgewinne letztendlich auf die Gesamtkosten eines Meetings auswirken, wird sich erst mit der Zeit zeigen. Quelle: AMEX GBTA / DMM