Wer als Travel Manager oder HR-Verantwortlicher Dienstreisen organisiert, kennt die typischen Fragen: Ist die Fahrt zum Flughafen noch private Zeit? Ist die Zugfahrt zum Kunden Arbeitszeit? Ist jede Geschäftsreise auch eine Dienstreise? Und was ist der Unterschied zwischen einer Dienstfahrt und einer Dienstreise?
Die Antworten auf diese Fragen sind zum Teil komplex und haben Auswirkung auf die Abrechnung, die Arbeitszeiterfassung, den Versicherungsschutz, die Haftung sowie die steuerliche Behandlung.
Wer mit dem Thema betriebliche Mobilität zu tun hat, sollte die rechtlichen sowie die begrifflichen Grundlagen kennen. Denn im Sprachgebrauch werden die Begriffe Dienstreise, Geschäftsreise und Dienstfahrt häufig synonym verwendet, obwohl sie durchaus unterschiedliche Bedeutung haben.
Was ist der Unterschied zwischen einer Dienstreise und einer Geschäftsreise?
Der Begriff Dienstreise ist im deutschen Arbeitsrecht nicht gesetzlich definiert. Er stammt aus dem öffentlichen Dienst und beschreibt eine Reise im dienstlichen Auftrag außerhalb des regulären Arbeitsplatzes. Das Bundesreisekostengesetz regelt Dienstreisen für Bundesbeamte und dient der Privatwirtschaft teils als Orientierung, auch wenn Unternehmen eigene Regelungen treffen können.
Der Begriff Geschäftsreise wird dagegen vor allem im unternehmerischen Kontext verwendet. Gemeint ist ebenfalls eine beruflich veranlasste Reise, etwa zu Kundenterminen, Messen, Konferenzen oder Schulungen.
Steuerlich macht die begriffliche Unterscheidung in der Regel keinen Unterschied. Entscheidend ist, ob die Reise beruflich beziehungsweise betrieblich veranlasst ist und die Kosten entsprechend nachgewiesen werden können. Für die interne Kommunikation empfiehlt es sich trotzdem, einen Begriff einheitlich zu verwenden, um Missverständnisse bei Genehmigung und Abrechnung zu vermeiden.
Was ist der Unterschied zwischen Dienstreise und Dienstfahrt?
Eine Dienstfahrt, auch Dienstgang genannt, ist meist kürzer und lokaler als eine Dienst- oder Geschäftsreise. Typische Beispiele sind Fahrten zu Kunden in der Nähe, zu einer Zweigstelle, Besorgungen im Auftrag des Arbeitgebers oder der Transport von Materialien zwischen Standorten. In der Regel fällt dabei keine Übernachtung an. Je nach Dauer der Abwesenheit können aber auch bei eintägigen Auswärtstätigkeiten Verpflegungspauschalen relevant werden.
Was ist der Unterschied zwischen Entsendung und Dienstreise?
Ein weiterer Fall der beruflich veranlassten Reise ist die Entsendung. Dabei wird der Arbeitsort für Monate oder Jahre ins Ausland verlegt, was sich grundlegend von einer Dienstreise unterscheidet, denn diese ist immer zeitlich begrenzt und vorübergehend. Bei Entsendungen gilt als Faustregel, dass eine Auslandstätigkeit bis zu einer Dauer von drei Monaten noch als Dienstreise behandelt werden kann und darüber hinaus von einer Entsendung die Rede ist.
Daraus entstehen steuerliche, arbeitsrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Verpflichtungen, die über die Regelungen zu Dienstreisen hinausgehen. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ins Ausland entsenden, müssen hier klare Regeln schaffen, um weder mit Nachzahlungen noch mit rechtlichen Risiken konfrontiert zu sein.
Wo beginnt die Dienstreise?
Die Frage, wo die Dienstreise beginnt, ist nicht nur aus organisatorischen Gründen relevant. Sie hat direkte Auswirkungen auf den Unfallversicherungsschutz sowie auf die Kostenerstattung.
Den Beginn einer Geschäftsreise regeln viele Unternehmen in ihren Reisekostenrichtlinien. Darin ist festgelegt, wie Arbeitnehmer ihre Reise planen, buchen, genehmigen lassen und abrechnen können.
Grundsätzlich beginnt die Dienstreise in dem Moment, in dem ein Mitarbeiter seine Wohnung oder seinen regelmäßigen Arbeitsort verlässt, um die dienstlich veranlasste Reise anzutreten. Üblicherweise gilt der Aufbruch vom Dienstort als Startpunkt der Dienstreise. Viele Firmen haben aber auch eine entsprechende Regelung, die einen Start vom Wohnort aus vorsieht. Der Startpunkt kann einen großen Unterschied machen.
Wieso ist der Beginn der Dienstreise so relevant? Ein Beispiel
Wo eine Dienstreise genau beginnt, ist relevant für die Abrechnung der Fahrtkosten, der Verpflegungspauschale sowie für den Versicherungsschutz.
Fahrtkosten
Besucht ein Mitarbeiter einen Kunden in einer anderen Stadt, kann es einen Unterschied machen, ob die Reise ab dem Wohnort oder ab der Betriebsstätte gerechnet wird. Liegt der Wohnort 70 Kilometer vom Kunden entfernt und die Betriebsstätte 50 Kilometer, ergibt sich bei einer Kilometerpauschale von 0,30 Euro je Kilometer für Hin- und Rückfahrt ein Unterschied von 12 Euro:
• Abrechnung ab Wohnort: 70 km × 0,30 Euro × 2 = 42 Euro
• Abrechnung ab Betrieb: 50 km × 0,30 Euro × 2 = 30 Euro
Bei regelmäßigen Reisen summiert sich das schnell.
Verpflegungspauschale
Auch hier wirkt sich der Startpunkt unmittelbar aus. Die Pauschale greift ab einer Reisedauer von mehr als acht Stunden und beträgt 14 Euro beziehungsweise 28 Euro bei Abwesenheiten von mehr als 24 Stunden. Startet der Mitarbeiter um 7 Uhr an seinem Wohnort und kehrt um 16 Uhr zurück, war er neun Stunden dienstlich unterwegs und erhält 14 Euro. Beginnt die Reise dagegen erst um 8 Uhr am Betrieb und endet dort um 15:30 Uhr, sind es nur 7,5 Stunden. Die Pauschale entfällt.
Versicherungsschutz
Der gesetzliche Unfallversicherungsschutz hängt ebenfalls vom Startpunkt ab. Tritt der Mitarbeiter die Geschäftsreise direkt vom Wohnort aus an, kann der Schutz bereits ab dem Verlassen der Wohnung greifen, wenn der Weg in unmittelbarem beruflichen Zusammenhang steht. Fährt er zunächst in den Betrieb, ist dieser Weg in der Regel nur über den regulären Wegeunfallschutz abgesichert.
Wann endet die Dienstreise?
Beendet ist die Dienstreise mit der Rückkehr in den Betrieb oder in die Wohnung. Wird die Reise aus privaten Gründen unterbrochen, zum Beispiel, um am Zielort Freunde zu besuchen oder für eine Freizeitaktivität, dann ist auch der Versicherungsschutz in dieser Zeit ausgesetzt. Er lebt in der Regel wieder auf, wenn der berufliche Teil der Reise fortgesetzt wird.
Gilt die Anreise zur Dienstreise als Arbeitszeit?
Auf diese häufig gestellte Frage gibt es keine einheitliche Antwort. Reisezeit ist nicht automatisch Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes. Arbeitszeit ist laut § 2 Abs. 1 ArbZG die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepause. Entscheidend ist, ob der Mitarbeiter während der Reise tatsächlich arbeitet oder ob die Reisezeit durch Vorgaben des Arbeitgebers arbeitszeitrechtlich relevant wird.
Aktive und passive Reisezeit
Fährt ein Mitarbeiter mit dem eigenen Pkw zum Kundentermin, kann diese Zeit als Arbeitszeit gewertet werden. Das gilt vor allem dann, wenn der Arbeitgeber die Anreise per Pkw angeordnet hat.
Bei passivem Reisen, etwa mit dem Zug oder Flugzeug, wird die Reisezeit dagegen häufig als Ruhezeit gewertet. Anders ist es, wenn der Arbeitgeber für diesen Zeitraum eine berufliche Tätigkeit anordnet.
Sonderfall Außendienst
Ein Sonderfall sind Außendienstmitarbeiter ohne festen Arbeitsort. Fahrten von zu Hause aus zum Kunden gelten bei ihnen als Arbeitszeit. Für Beschäftigte mit einem festen Arbeitsort gilt das nicht automatisch.
Für Travel Manager bedeutet das: Es reicht nicht, nur Flug, Bahnticket oder Hotel zu organisieren. Reiserichtlinien sollten auch festlegen, wie Reisezeiten arbeitszeitrechtlich behandelt werden. Dafür empfiehlt sich eine enge Abstimmung mit HR und der Rechtsabteilung.
Fazit: Reiserichtlinien als wichtige Grundlage
Travel Manager und HR-Verantwortliche sollten die Grundbegriffe rund um das Thema Dienstreise kennen und wissen, wo eine Dienstreise beginnt und endet. Das bildet die Basis für eine saubere Travel Policy des Unternehmens und beugt im Alltag Problemen bei der Abrechnung vor. Fragen zur Erstattung von Reisekosten, zu Reisezeiten außerhalb von regulären Arbeitszeiten oder zur Kombination von Dienstreisen mit Privatreisen sollten Travel Manager in der Reiserichtlinie ebenfalls berücksichtigen.
Klar definierte Startpunkte von Dienstreisen sowie Reisedauern liefern außerdem wichtige Zahlen, mit denen Unternehmen ihre Mobilitätskosten analysieren und steuern können. Vor dem Hintergrund wachsender ESG-Anforderungen wird das immer wichtiger. Denn wer nicht weiß, wie seine Dienstreisen aufgebaut sind, der kann auch ihre CO₂-Bilanz nicht einschätzen und verbessern.