Dienstreisen sind in vielen Branchen ein unverzichtbarer Bestandteil der betrieblichen Organisation. Gleichwohl ist die arbeitszeitrechtliche Einordnung der dabei anfallenden Zeiten häufig Gegenstand intensiver Diskussionen. Die Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und Ruhezeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) ist dabei nicht allein für die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten und Ruhepausen relevant. Sie berührt mittelbar auch Fragen der Vergütungspflicht, der Mitbestimmung und der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.
Reisezeit gleich Arbeitszeit?
Das ArbZG definiert Arbeitszeit als die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Für Dienstreisen bedeutet dies: Nicht jede Reisezeit ist automatisch Arbeitszeit. Maßgebend ist, ob der Arbeitnehmer während der Reise eine Tätigkeit erbringt, die dem Arbeitgeber zuzurechnen ist, oder ob er lediglich passiv unterwegs ist.
Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) hat diese Abgrenzung mehrfach präzisiert. So stellte das BAG schon 2006 klar, dass Reisezeiten dann Arbeitszeit sind, wenn der Arbeitnehmer aufgrund einer Weisung des Arbeitgebers tätig wird oder wenn die Tätigkeit nach ihrer Art als eine Arbeitsleistung zu bewerten ist (BAG, Urteil vom 11.07.2006 – 9 AZR 519/05).
Was für Dienst- oder Mietwagen gilt
Die Rechtslage ist bei Dienstreisen mit dem Pkw besonders klar. Fährt der Arbeitnehmer selbst, handelt es sich stets um Arbeitszeit. Das BAG begründet dies damit, dass der Arbeitnehmer während der Fahrt nicht frei über seine Zeit verfügen kann, sondern durchgehend aufmerksam und konzentriert sein muss. Die Fahrtätigkeit ist damit eine vollwertige Arbeitsleistung (BAG vom 22.04.2009 – 5 AZR 292/08).
Anders verhält es sich, wenn der Arbeitnehmer lediglich als Beifahrer mitfährt. Hier kommt es entscheidend darauf an, ob der Arbeitgeber eine Tätigkeit anordnet oder erwartet. Wird der Arbeitnehmer etwa mit der Kundenkommunikation betraut, liegt Arbeitszeit vor. Fehlt ein solcher Arbeitsauftrag, handelt es sich um Ruhezeit – selbst dann, wenn die Fahrt objektiv belastend ist.
Was bei Zugreisen zu beachten ist
Bei Bahnreisen ist die Abgrenzung komplexer. Die passive Reisezeit im Zug ist grundsätzlich Ruhezeit, da der Arbeitnehmer sich erholen kann. Dies gilt selbst dann, wenn er freiwillig arbeitet, etwa indem er E-Mails beantwortet oder Unterlagen vorbereitet. Erst wenn der Arbeitgeber eine entsprechende Tätigkeit angeordnet hat oder zumindest indirekt erwartet, dass in dieser Zeit gearbeitet wird, zählt die Reisezeit zur Arbeitszeit.
Besondere Bedeutung kommt auch der Frage zu, ob der Arbeitgeber die Wahl des Verkehrsmittels vorgibt. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu entschieden, dass Reisezeiten, die aufgrund einer arbeitgeberseitigen Weisung entstehen, vergütungsrechtlich relevant sein können, selbst wenn sie arbeitszeitrechtlich Ruhezeit darstellen (BAG, Urteil vom 17.10.2018 – 5 AZR 553/17). In diesem Fall ging es um einen Monteur, der auf Weisung des Arbeitgebers ins Ausland reisen musste. Das BAG stellte klar, dass die Reisezeit vergütungspflichtig sein kann, weil sie ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers anfällt.
Das gilt für Flugreisen
Die reine Flugzeit ist grundsätzlich Ruhezeit, sofern der Arbeitnehmer keine Arbeitsaufträge erhält. Die Besonderheit liegt hier jedoch in den häufig unvermeidbaren Wartezeiten am Flughafen. Diese sind dann als Arbeitszeit zu qualifizieren, wenn sie unmittelbar durch betriebliche Erfordernisse veranlasst sind, etwa durch Check-in Prozesse, Sicherheitskontrollen oder durch eine vom Arbeitgeber verlangte frühe Anwesenheit am Flughafen.
Längere Aufenthalte zwischen zwei Flügen gelten hingegen nur dann als Arbeitszeit, wenn der Arbeitgeber Arbeitsbereitschaft verlangt hat oder eine konkrete Tätigkeit zugewiesen wurde. Fehlt eine solche Weisung, handelt es sich um Ruhezeit – selbst wenn der Aufenthalt objektiv wenig erholsam ist.
Hotelaufenthalt und Geschäftsessen
Übernachtungen im Hotel sind arbeitszeitrechtlich eindeutig als Ruhezeit einzuordnen. Sie dienen der Erholung und sind nicht dem Arbeitgeber zuzurechnen. Arbeitszeit entsteht jedoch dann, wenn der Arbeitnehmer abends an Besprechungen teilnehmen muss, Unterlagen vorbereiten soll oder in einer Weise erreichbar sein muss, die eine freie Gestaltung von Freizeit ausschließt.
Geschäftsessen sind dabei ein klassischer Streitpunkt im Arbeitsrecht. Das Bundesarbeitsgericht hat hierzu klargestellt, dass dienstlich veranlasste Abendveranstaltungen Arbeitszeit darstellen können, wenn der Arbeitnehmer verpflichtet ist, daran teilzunehmen (BAG, Urteil vom 25.04.2018 – 5 AZR 245/17), auch wenn sie äußerlich gesellig erscheinen mögen.
Wann Reisezeiten zu vergüten sind
Die Frage, ob Reisezeiten auch zu vergüten sind, ist strikt von der arbeitszeitrechtlichen Einordnung zu trennen. Das ArbZG trifft hierzu keine Aussage. Maßgebend für die Einordnung sind vielmehr der Arbeitsvertrag, einschlägige Tarifverträge, bestehende Betriebsvereinbarungen und die betriebliche Übung.
Das Bundesarbeitsgericht hat mehrfach in Entscheidungen betont, dass Reisezeiten vergütungspflichtig sein können, wenn sie ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers anfallen (so etwa BAG, Urteil vom 28.05.2002 – 9 AZR 230/01). Dies gilt insbesondere für Auslandsreisen oder Reisen, die aufgrund betrieblicher Vorgaben unvermeidbar sind.
Viele Tarifverträge – gerade im öffentlichen Dienst – sehen vor, dass Reisezeiten ganz oder teilweise vergütet werden müssen, selbst wenn sie arbeitszeitrechtlich eigentlich Ruhezeiten darstellen. In der Privatwirtschaft bestehen hingegen erhebliche Unterschiede in der Einordnung.
Für klare Regelungen sorgen
Für Arbeitgeber empfiehlt es sich dringend, sofern eine tarifvertragliche Regelung fehlt, klare Regelungen zu schaffen, um spätere Rechtsunsicherheiten und Streitigkeiten zu vermeiden. Das betrifft zum einen die Einordnung der Reisezeit als Arbeits- oder Ruhezeit und zum anderen die Frage, ob und wann diese Zeiten eine Vergütungspflicht auslösen.