Wer eine Geschäftsreise absagen möchte oder muss, steht oft vor einer heiklen Entscheidung. Auf der einen Seite gibt es legitime Gründe, eine Reise abzulehnen, auf der anderen Seite besteht die Sorge vor negativen beruflichen Konsequenzen. Auf rechtlicher und organisatorischer Seite gibt es eindeutige Regelungen.
Können Arbeitgeber Dienstreisen anordnen?
In vielen klassischen Berufsbildern werden Dienstreisen regelmäßig notwendig. Dazu zählen beispielsweise Jobs im Vertrieb, im Tourismus, im Maschinenbau, im Management oder als Außendienstmitarbeiter. Ob Dienstreisen verpflichtend sind, lässt sich dem Arbeitsvertrag entnehmen. Steht in diesem, dass es zu Dienstreisen kommen kann, müssen diese auch absolviert werden. Andernfalls drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen.
Verzichtet der Vertrag auf die explizite Erwähnung von Dienstreisen, bedeutet das jedoch nicht, dass der Arbeitgeber sie nicht anordnen darf. Er besitzt ein sogenanntes Direktionsrecht beziehungsweise Weisungsrecht und kann anweisen, dass eine Dienstreise durchgeführt werden muss. Wer einfach ohne Angabe von Gründen oder ohne das Gespräch zu suchen eine Geschäftsreise ablehnt, riskiert eine Abmahnung.
Wann Arbeitnehmer Dienstreisen absagen dürfen
Prinzipiell ist die Anordnung einer Dienstreise immer erst einmal bindend, sie unterliegt aber dem sogenannten „billigen Ermessen“. Das bedeutet, dass das Weisungsrecht fair ausgeübt werden muss und Arbeitgeber ihre Fürsorgepflicht wahren müssen. In bestimmten Fällen können Beschäftigte eine Geschäftsreise ablehnen, wenn ihre persönlichen Belange oder rechtliche Vorgaben überwiegen. Das betrifft unter anderem folgende Situationen:
- bei sehr kurzfristiger Anordnung der Reise (Eine rechtlich festgelegte Vorlaufzeit gibt es nicht, es geht um Verhältnismäßigkeit.)
- wenn die Reisedauer unverhältnismäßig ist oder gegen das Arbeitszeitgesetz verstößt
- bei Reisen in Regionen mit Reisewarnung des Auswärtigen Amts
- aus gesundheitlichen Gründen
- wegen familiärer Verpflichtungen
- wenn Zweifel an der Sinnhaftigkeit oder Notwendigkeit der Reise bestehen
Die Absage aus gesundheitlichen Gründen
Gesundheitliche Gründe sind ein häufiger Grund eine Dienstreise abzulehnen. Nicht nur akute Erkrankungen, sondern auch psychische Belastungen, chronische Beschwerden oder Problematiken rund um die Reisetauglichkeit können dazu führen, dass eine Dienstreise abgelehnt werden darf. Auch eine Schwangerschaft kann unter Umständen dazuzählen, wenn zum Beispiel während der Dienstreise Ruhezeiten nicht eingehalten werden könnten.
Mitarbeiter, die eine Geschäftsreise aus gesundheitlichen Gründen ablehnen müssen, kommunizieren dies am besten so frühzeitig und offen wie möglich. Am besten wird eine ärztliche Bescheinigung vorgelegt, um die Ablehnung der Reise zu begründen.
Familiäre Pflichten als anerkannter Grund für eine Absage
Neben gesundheitlichen Gründen können auch familiäre Pflichten ein Grund sein, eine Dienstreise nicht antreten zu können. Müssen Kinder betreut werden oder kommt es zur plötzlichen Pflegebedürftigkeit eines Familienmitgliedes, müssen Arbeitgeber zwischen den betrieblichen Interessen und der Fürsorgepflicht abwägen.
Wer zum Beispiel als Elternteil alleine für die Betreuung eines Kleinkindes zuständig ist und bei einem unerwarteten Kita-Ausfall keine kurzfristige Betreuung organisieren kann, hat gute Chancen, die Geschäftsreise abzulehnen – ganz ohne berufliche Konsequenzen. Hilfreich ist, wenn Mitarbeiter die Situation sachlich darlegen und alternative Lösungen anbieten, wie eine Remote-Teilnahme am Termin oder die Suche nach einer Vertretung.
Handelt es sich um eine planbare Reise, die weit im Vorfeld angekündigt wurde, dann ist eine Absage aus familiären Gründen jedoch schwierig, wenn kein akuter Notfall eintritt. Es liegt an den Arbeitnehmern eine Betreuung für die Zeit der Geschäftsreise zu organisieren.
Für Unternehmen ist das Thema Familienfreundlichkeit auch unter den Gesichtspunkten des Employer Branding relevant, denn wer Mitarbeitern die nötige Flexibilität lässt und familienfreundliche Reiseregeln etabliert, der positioniert sich als attraktiver Arbeitgeber.
Ist die Geschäftsreise notwendig? – Das Gleichgewicht von Aufwand und Nutzen
Nicht immer sind persönliche Umstände der Grund, weshalb eine Geschäftsreise abgesagt werden soll. Manchmal ergeben Reisen auch schlicht keinen Sinn und Mitarbeiter können berechtigterweise fragen, ob eine Reise wirklich notwendig ist oder ob sich das Ziel vielleicht auch remote mit einer Videokonferenz erreichen lässt. Schließlich verursachen Dienstreisen Kosten, belasten die CO₂-Bilanz und sorgen dafür, dass während der Reisezeit andere Arbeitsaufgaben liegen bleiben.
Das Verhältnis von Aufwand und Nutzen zu hinterfragen ist legitim, sollte allerdings immer gut begründet sein und nicht einfach pauschal erfolgen. Grundsätzlich sollten Mitarbeiter auch davon ausgehen, dass sich der Arbeitgeber die Anweisung zur Dienstreise gut überlegt hat und sich über die Kosten im Klaren ist.
Vorbereitung auf das Gespräch
Wenn Mitarbeiter eine Reise aus organisatorischen Gründen ablehnen wollen, sollten sie sachlich argumentieren und entsprechende Fakten zusammentragen, bevor sie mit ihrem Chef sprechen. Was würde die Reise finanziell und zeitlich kosten? Welche Alternativen gibt es? Welche Ergebnisse lassen sich auch ohne Anwesenheit vor Ort erzielen? Eventuell lässt sich ein Kompromiss finden.
Bleibt der Arbeitgeber jedoch dabei, dass die Dienstreise durchgeführt werden soll und hat der Arbeitnehmer keinen triftigen Grund, sie nicht anzutreten, dann könnte eine Absage als Arbeitsverweigerung aufgefasst werden und eine Abmahnung nach sich ziehen.
Wie formulieren Mitarbeiter die Absage einer Dienstreise professionell?
Eine Geschäftsreise abzulehnen, sollte konstruktiv passieren und nicht einfach als Verweigerung. Je professioneller und höflicher kommuniziert wird, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Arbeitsverhältnis keinen Schaden nimmt.
Diese Kommunikationsprinzipien sollten Mitarbeiter berücksichtigen:
Frühzeitig absagen: Je früher kommuniziert wird, desto mehr Zeit haben Arbeitgeber, eine Alternative zu organisieren. Eine Ablehnung in letzter Minute bei bekannten Gründen sorgt nicht nur für Stress, sondern hinterlässt auch einen schlechten Eindruck.
Absage begründen: Die Absage einer Dienstreise sollte konkret begründet werden. Statt einfach nur zu sagen: „Da kann ich nicht“ sind konkrete Gründe besser: „Ich habe keine Kinderbetreuung.“
Alternativen anbieten: Wer im Zuge einer Ablehnung auch direkt eine Alternative anbietet, wie zum Beispiel die Übergabe an einen Kollegen oder die Teilnahme per Videocall, signalisiert, dass er kooperationsbereit ist und Eigenverantwortung übernimmt. Eventuell kann auch eine Verschiebung des Termins vereinbart werden.
Absage schriftlich festhalten: Die Absage der Dienstreise und das Einverständnis des Arbeitgebers sollten schriftlich festgehalten werden. Dafür genügt eine E-Mail. Sie schafft Klarheit und schützt im Zweifelsfall beide Parteien.
Das richtige Medium wählen: Eine Dienstreise sollte am besten in einem persönlichen Gespräch oder Telefonat abgesagt werden und nicht nur per E-Mail oder Chat-Nachricht.
Streitfragen rund um Geschäftsreisen verhindern
Mit klaren Regelungen im Arbeitsvertrag oder darüber hinaus, lassen sich Diskussionen bei angeordneten Dienstreisen vermeiden. Transparente Reiserichtlinien sowie die systematische Prüfung von Alternativen zu Geschäftsreisen, wie zum Beispiel Videokonferenzen, kann nicht nur Kosten sparen, sondern auch auf die Ziele im Rahmen von ESG-Berichterstattung und CSRD-Anforderungen einzahlen.
Eine moderne Reiserichtlinie behandelt nicht nur Buchungsvorschriften und Kostengrenzen, sondern kann auch darauf eingehen, wie zum Beispiel Ablehnungen von Dienstreisen erfolgen sollen. Gibt es dafür einen Prozess? Wer ist der zuständige Ansprechpartner? Und wie muss ein solcher Fall dokumentiert werden?
Von klaren Strukturen profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Unternehmen, denn Konflikte rund um das Thema werden reduziert. Das stärkt das beidseitige Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.