Auf einen Blick:
- Automatisierte Buchungsprozesse und Echtzeit-Optimierung nehmen zu
- Zwei Drittel der befragten deutschen Travel Manager sehen Risiko durch KI-gefälschte Belege
- Lernkultur soll Kompetenzlücken bei Mitarbeitenden schließen
- Einbindung in Standardtools wie Teams und Slack wird zum Normalfall
- Konzentration auf einzelne Anwendungsfälle empfohlen
Analyse benennt Handlungsfelder für 2026
Künstliche Intelligenz verändert Arbeitsprozesse in vielen Bereichen – auch im Geschäftsreisemanagement. Doch während auf Fachveranstaltungen viel über Potenziale diskutiert wird, fehlt oft die Einordnung: Welche konkreten Entwicklungen stehen an? Und wo sollten Unternehmen Prioritäten setzen?
SAP Concur hat dazu eine Analyse vorgelegt, die fünf zentrale Trends für 2026 identifiziert. Sie zeigt, wo sich KI-Einsatz aus Sicht des Anbieters lohnt – und welche organisatorischen Voraussetzungen erforderlich sind.
1. Buchung und Planung werden stärker automatisiert
Ein erstes Handlungsfeld betrifft die Automatisierung von Routineaufgaben. KI-gestützte Systeme können laut Analyse Hotels anhand von Nutzerpräferenzen vorschlagen, Reiserouten in Echtzeit anpassen und bei Störungen wie Flugausfällen automatisch Alternativen bereitstellen. Zusätzlich lassen sich Informationen zu Sicherheitsrisiken am Zielort einbinden, was die Erfüllung der Fürsorgepflicht unterstützt.
Der Mehrwert entstehe allerdings nur, wenn KI nicht als Einzellösung implementiert wird, sondern in vorhandene Abläufe integriert wird. Nur so ließen sich Prozesse tatsächlich verschlanken.
2. Skepsis gegenüber KI bleibt ausgeprägt
Ein zweiter Punkt betrifft den Umgang mit Vorbehalten in der Belegschaft. Laut der siebten Global Business Travel Survey von SAP Concur rechnen 66 Prozent der befragten deutschen Travel Manager damit, dass KI bereits für das Fälschen von Belegen genutzt wird. Bei den befragten Geschäftsreisenden in der DACH-Region sind es 51 Prozent.
Gleichzeitig kann KI bei der Aufdeckung solcher Manipulationen helfen, indem sie Auffälligkeiten in Abrechnungen schneller erkennt als manuelle Kontrollen. Die Analyse betont: Ohne transparente Kommunikation über Funktionsweise, Datenschutz und Kontrollmechanismen bleibt die Akzeptanz gering.
3. Weiterbildung wird zum Erfolgsfaktor
Ein drittes Thema ist die Qualifizierung der Mitarbeitenden. Die erwähnte Umfrage zeigt: 85 Prozent der befragten Geschäftsreisenden im DACH-Raum fühlen sich im Umgang mit KI unsicher.
Die Analyse empfiehlt deshalb den Aufbau einer Lernkultur, in der Mitarbeitende ermutigt werden, KI-Ergebnisse kritisch zu hinterfragen und Anwendungsfälle selbst zu bewerten. Ein „Failure-Forward"-Ansatz, bei dem Fehler als Teil des Lernprozesses verstanden werden, könne die Hemmschwelle senken. Führungskräfte sollten dabei als Beispiel vorangehen.
4. Einbettung in vorhandene Software-Umgebungen
Auf technischer Ebene zeichnet sich ab, dass KI-Funktionen verstärkt in bereits genutzte Plattformen integriert werden. Tools wie Microsoft Teams oder Slack binden entsprechende Features direkt ein, sodass beispielsweise Buchungen oder Abrechnungen ohne Systemwechsel möglich sind.
Als Beispiel nennt die Analyse den KI-Assistenten Joule für SAP-Anwendungen, über den Nutzer Reisen buchen und Belege vorbereiten können. Allerdings wird betont: Eine funktionsfähige Datenanbindung zwischen Reiseplanung, Abrechnung und Personalsystemen ist Voraussetzung, damit Informationen korrekt zusammengeführt werden.
5. Priorisierung einzelner Anwendungsfälle
Der fünfte Punkt betrifft die strategische Planung. Die Analyse warnt davor, zu viele KI-Projekte parallel zu starten. Das Risiko: Keines wird konsequent umgesetzt.
Stattdessen wird geraten, zunächst auf sogenannte Quick Wins zu setzen – etwa automatisierte Spesenprozesse, regelbasierte Kontrollen oder Auswertungen zu Kostenstrukturen. Solche Maßnahmen ließen sich mit überschaubarem Aufwand realisieren und lieferten schnell messbare Ergebnisse.
Ergänzend wird darauf hingewiesen, dass nicht jede Prozessverbesserung KI erfordert. Virtuelle Kreditkarten oder variable Ausgabenlimits etwa reduzieren Risiken bereits im Vorfeld, ohne KI-Technologie einzusetzen.
Einordnung: Analyse aus Anbieterperspektive
Ramona Gamm, Senior Product Marketing Managerin MEE bei SAP Concur, fasst zusammen: „KI wird 2026 Teil des gewohnten Arbeitsumfelds. Entscheidend bei der KI-Transformation ist es, ganze Prozesse in den Blick zu nehmen und gezielt zu priorisieren. Gleichzeitig braucht es Rückhalt in der Belegschaft durch Vertrauen und eine offene Lernkultur."
Die Analyse stammt von SAP Concur, einem Anbieter von Geschäftsreise- und Spesenmanagement-Software und ordnet KI-Entwicklungen aus dieser Perspektive ein. Die benannten Trends decken sich teilweise mit allgemeinen Beobachtungen zur KI-Integration in Unternehmensprozessen: Automatisierung von Routinetätigkeiten, Akzeptanzprobleme bei Mitarbeitenden und die Notwendigkeit strategischer Fokussierung sind branchenübergreifende Themen.
Für Travel Manager ergeben sich daraus konkrete Fragen:
- Welche Prozesse im eigenen Unternehmen eignen sich für Automatisierung?
- Wie lässt sich Vertrauen in neue Technologien aufbauen?
- Und wie können begrenzte Ressourcen so eingesetzt werden, dass schnell Erfolge sichtbar werden?
Die Antworten werden je nach Unternehmensgröße, IT-Infrastruktur und Reisevolumen unterschiedlich ausfallen. Die Analyse bietet dafür Orientierungspunkte – aus Sicht eines Anbieters, der selbst KI-basierte Lösungen entwickelt.
