Lindner Hotels: Tagungsgeschäft wird automatisiert

Nach erfolgreicher Testphase weitet die Lindner Hotels AG die softwaregestützte Automatisierung ihres Tagungsgeschäfts auf Veranstaltungshäuser aus. Durch den Einsatz von hivr.ai reduziert das Unternehmen manuelle Arbeitsschritte im Buchungsprozess für Tagungen und Gruppenübernachtungen um bis zu 70 %.

Lindner will sein Tagungsgeschäft zurück in die Gewinnzone bringen und setzt dabei auf die Software-Lösung von hivr.ai. Als eine der ersten deutschen Hotelketten nutzt das Unternehmen die Digitallösung ab 2023 in Häusern, die auf Meetings und Events fokussiert sind.

Ein Optimierungsprozess, der im Veranstaltungsbereich dringend notwendig sei, so Felix Undeutsch, Co-Founder von hivr.ai. „Die Coronakrise hat uns vor Augen geführt, was die Tagungsbranche über Jahre versäumt hat: die Nutzung digitaler Möglichkeiten. hivr.ai setzt hier an und unterstützt Hotels dabei, mit weniger Personal und Aufwand mehr Veranstaltungsgeschäft zu stemmen, anstatt sich selbst durch Kapazitätsreduktion auszubremsen.“ Dazu sammelt die Software, die ins eigene Hotelsystem integriert werden kann, eingehende Meeting-Anfragen über verschiedene Tagungsportale hinweg, berechnet Raumverfügbarkeiten sowie Umsatzpotenzial und erstellt automatisierte Angebote mit dynamischer Bepreisung. 

Alexandra Weber, Corporate Sales Director MICE bei der Lindner Hotels AG, sieht nach der Testphase einen enormen Mehrwert: „Durch den Einsatz von hivr.ai sparen wir wertvolle Zeit im Angebots- und Buchungsprozess. Die gewonnene Zeit investieren wir dann in eine intensivere Kundenbetreuung und das strategische Arbeiten“.

Lindner setzt die Lösung aktuell in neun Häusern ein und will sie sukzessive auf alle Tagungshäuser ausweiten. „Dementgegen arbeiten viele andere Hotels immer noch manuell, übertragen Daten händisch in Hotelsysteme und ermitteln Preise nach Bauchgefühl“, so Undeutsch. „Diese Arbeitsweise ist nicht nur sehr ineffizient und birgt wirtschaftliche Risiken, sie ist mit Blick auf 125.000 fehlende Fachkräfte im deutschen Gastgewerbe auch ein nicht zu bewältigender Kraftakt.“ Tatsächlich hat jedes dritte Hotel im Zuge von Covid-19 dauerhaft Personal reduziert, während der Tagungsmarkt seit Mitte 2022 wieder Vorkrisen-Niveau erreicht.  

Die aktuelle Struktur des Tagungsmarktes macht den Einsatz von softwaregestützten Buchungslösungen besonders effizient, denn drei von vier Tagungen haben weniger als 30 Teilnehmer und sind somit bei ähnlichem Buchungsaufwand deutlich margenschwächer als Großveranstaltungen. Diese Erfahrung macht man auch bei Lindner. „Gerade im Bereich kleiner, standardisierter Events wie Seminaren, Schulungen und Board-Meetings liegen wir bereits über dem Anfrageniveau von 2019. Ohne Automatisierung ist ein effizienter Arbeitsablauf hier künftig nicht mehr zu gewährleisten“, so Weber und ergänzt. „Auch sehen wir im Einsatz von Arbeitsmitteln, die die Automatisierung vorantreiben, eine klare Motivation für Mitarbeiter, da einige, der sich ständig wiederholenden Standardprozesse wegfallen.“ Die Automatisierung wichtiger Prozessschritte wie Kapazitätsprüfung, Datenübertragung oder Angebotserstellung sei somit für Lindner ein weiterer Schritt, um auch künftig kompetente, motivierte Mitarbeiter im Tagungsbereich zu halten und zu finden.

Unterdessen dürfte der Siegeszug von Meetings und kleinen Tagungen in den kommenden Jahren weitergehen, „denn mit wachsender Work-from-Home-Tätigkeit steigt auch der regelmäßige, persönliche Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitern“, weiß Undeutsch. „Kein Video-Call der Welt ersetzt den persönlichen Austausch, gerade bei kreativen oder komplexen Themen wird dies immer wichtiger.“ Info: https://www.hivr.ai/ Quelle: Lindner Hotels / DMM