Eine Tagungspauschale ist ein festgelegter Paketpreis pro Veranstaltungsteilnehmer, den Hotels oder Tagungszentren für die Ausrichtung einer Konferenz oder eines Seminars berechnen. Sie vereinfacht die Abrechnung, da die wichtigsten Leistungen – typischerweise die Kosten für den Tagungsraum sowie für Technik und Verpflegung – in dem Festbetrag gebündelt sind. Doch was beinhalten Tagungspauschalen genau? „In der Praxis unterschieden sich Tagungspauschalen teils stark, dies erschwerte die Vergleichbarkeit für Tagungsplaner und -kunden erheblich“, erklärt Alexander Wurster, Arbeitskreisleiter DIN AK „Tagungshotels und -leistungen“ sowie Inhaber des Parkhotels Schillerhain in Kirchheimbolanden, wie es zur Entwicklung der DIN 33463 „Tagungspauschalen“ kam.
Branchen-Expertinnen und -Experten waren in die Entwicklung der Norm einbezogen
Initiiert wurde die Entwicklung der Norm von Hoteliers der Kooperation Exzellente Lernorte (ELO). „Vor rund zwei Jahren haben wir uns im Kreis der Exzellenten Lernorte die Frage gestellt, wie wir die Situation verbessern können und sind zu dem Schluss gekommen, dass nur eine DIN-Norm verlässliche Rahmenbedingungen für alle Beteiligten schaffen kann“, berichtet Alexander Wurster. Mit seinem Parkhotel Schillerhain ist er auch Mitglied der Kooperation. Im DIN-Arbeitskreis waren außerdem Expertinnen und Experten des Hotelverbands Deutschland (IHA), der Maritim Hotelgesellschaft sowie der HSMA Hospitality Sales & Marketing Association Deutschland e.V. vertreten, sodass umfassende Expertise aus der Praxis eingeflossen ist.
Mindest-Leistungsumfang von Tagungspauschalen definiert
Die neue Norm zeigt nun auf, was eine Tagungspauschale mindestens leisten muss. Dafür wurde unter anderem ein Mindest-Leistungsumfang in den Bereichen Service, Verpflegung und Raumvorbereitung definiert.
Hier ist die DIN 33463 „Tagungspauschalen“ abrufbar.