Reisekostenmanagement mit SAP-Lösung

Auch beim Thema Reisekostenmanagement setzen viele Unternehmen auf Lösungen der SAP, um die Prozesse rund um Erfassung, Steuerung und Erstattung der Reisekosten zu optimieren. Ziel ist es, überflüssige Ausgaben zu vermeiden und den Verwaltungsaufwand durch Vereinheitlichung und Automatisierung zu reduzieren. Eine Herausforderung ist jedoch oft die einwandfreie Übertragung der Reisekostendaten in das SAP-System. Hierdurch entstehen Abrechnungsfehler und verzögerte Reisekostenrückerstattungen, die nicht nur ärgerlich für Unternehmen sind, sondern auch für die Mitarbeiter.

Selbst Unternehmen, die beispielweise die cloudbasierten Softwarelösungen von SAP Concur nutzen, um Zeit und Geld zu sparen und ihre Produktivität zu erhöhen, stehen letztendlich vor dieser Herausforderung.

Die SAP und Concur bieten für Firmen und deren Mobilitätsmanager, Finanzverantwortlicheetc. nun eine Lösung, die beide Systeme nativ integriert und eine nahtlose Übertragung der Daten von dem einen in das andere System ermöglicht. Hauptanliegen der Integration sind die Übertragung der Spesenabrechnung in die Buchhaltung sowie die Übermittlung der Stammdaten aus dem ERP-System in SAP Concur.

Bisher verlief die Datenübergabe zwischen den Systemen durch den Einsatz einer Middleware, die als Dolmetscher fungierte. Alternativ griffen Kunden auch auf eigens entwickelte Anwendungen zurück. Dies barg eine erhöhte Fehleranfälligkeit und manuellen Aufwand, so dass sich die SAP für eine Integration beider Systeme entschied. Die Integration von SAP Concur- und SAP-Systemen soll nun die Kommunikation der Systeme untereinander ermöglichen.

Für den Einsatz der Lösung wird SAP Concur- und SAP-Anwendern ein Verbindungselement zur Verfügung gestellt, das beide Systeme über Webservices miteinander verknüpft. Bei der neuen Integration wird nicht nur das Standardverfahren zur Abrechnung ersetzt, sondern ein komplett neuer Prozess zur Datenübertragung generiert, mit dessen Hilfe beide Systeme direkt miteinander kommunizieren und Informationen austauschen können. Der Einsatz einer Middleware ist dadurch optional und Reisekostenabrechnungen sowie Belege können innerhalb des SAP-Concur-Systems generiert und direkt nativ in das SAP-System eingegeben werden. Wie häufig das geschieht, können Anwender selbst entscheiden. Auch der Abruf der Belege kann auf regelmäßiger Basis erfolgen.

Unternehmen profitieren von der Lösung. Die stellt nun sicher, dass proaktiv mögliche Fehlerquellen, wie falsche Kostenstellenzuordnungen, ermittelt und beseitigt werden können. Des Weiteren erkennen Simulationsläufe Fehler beim Datentransfer, wie etwa die Verwendung falscher Kontierungsobjekte. Dieser Fehler wird an SAP Concur weitergeleitet, wo er korrigiert werden kann.

Jene Anpassungen sehen auch Anwender der Finanzabteilung (FI). Gerade bei FI-Belegen und Informationen zu Mitarbeitern, Produkten und Konten gestalten sich die Prozesse deshalb nun wesentlich effizienter. Erst wenn alle Fehler behoben sind und die Kostenstellen wieder zusammenpassen, ist der Abrechnungsprozess beendet. Anwender werden anschließend über den erfolgreichen Abschluss informiert. Dadurch können Abrechnungen in besserer Qualität erfolgen und Fehler und Mehraufwand vermieden werden. Mitarbeiter erhalten somit ihre Reisekostenrückerstattung deutlich schneller. Und über mögliche falsche Überweisungen müssen sie sich dann nicht mehr ärgern.

Bessere Datenkontrolle erhöht die Sicherheit. Das verschlüsselte HTTPS-Protokoll wahrt die gesicherte Datenübertragung. Reisekostenabrechnungen, die mit SAP Concur generiert werden, gelangen daher auf geschütztem Weg ins SAP ERP-System. Zusätzlicher Schutz wird dadurch erreicht, dass die Kommunikation immer vom SAP-System ausgeht – es gibt also von außen keinen unkontrollierten Zugriff auf Kundensysteme. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Regelmäßige Kommunikation wird deutlich erleichtert, so dass sie nahezu in Echtzeit ablaufen kann. Die neue Integration beinhaltet zudem einige Sicherheitsmechanismen, die im Falle eines Kommunikationsabbruchs gewährleisten sollen, dass keine Belege verloren gehen. Unterschiedliche Funktionen überprüfen, ob die Daten übertragen werden, und holen die Bestätigung ein, dass diese sicher im SAP-Backend angekommen sind.

Schnelle Implementierung dank Installationsassistent. Um die Integration von SAP Concur- und SAP-Systemen in die Wege leiten zu können, stellt die SAP ihren Kunden einen Installationsassistenten – einen Wizard –  zur Seite. Dieser begleitet Anwender mittels gezielter Fragen durch den gesamten Implementierungsprozess. Der Wizard klärt zudem darüber auf, welche Voraussetzungen Unternehmen erfüllen müssen, um die Lösung erfolgreich einzusetzen. Sind Anforderungen nicht erfüllt, erklärt er, wie das Problem zu lösen ist. Damit beide Systeme direkt miteinander kommunizieren können, müssen zunächst die SAP ERP- mit den SAP-Concur-Datenelementen verbunden werden. Zu diesem Zweck werden die Kerndaten von Mitarbeitern und Konten von SAP Concur und SAP-Systemen repliziert und Kostenstellen sowie die Organisationsstrukturen der Systeme in die Integrationslösung übernommen.

Die Dauer der Implementierung hängt von der Komplexität des Systems ab und kann variieren – von einer Stunde bis zu einigen Tagen.

Das SAP-Paket sowie die Funktionialität sind kostenfrei, lediglich die einmalige Einrichtung ist kostenpflichtig.

Die Kunden können auch auf Partner von SAP Concur zurückgreifen, die umfangreiche Kenntnisse zur Schnittstelle haben. Sie übernehmen vor Ort die Implementierung für den Kunden. Nativ integriert sind derzeit die Systeme SAP ERP, SAP S/4HANA und SAP S/4HANA Cloud. Mittelfristig ist für dieses Jahr auch die native Integration der Payroll-Funktion in HCM geplant. Quelle: SAP / DMM