Stressfrei durch die Messezeit

MICE

Messen bieten die Möglichkeit, ein Unternehmen gut zu präsentieren, Geschäftskontakte zu pflegen, Ideen zu generieren und im besten Fall werden gute Geschäfte und erfolgversprechende Vertragsabschlüsse gemacht. Aber meist sind die Tage dort lang und die Vor- und Nachbereitung kostet viel Zeit und artet oft in Stress aus. Der Geschäftsreiseexperte Comtravo gibt 9 Tipps, wie der nächste Messebesuch entspannter sein kann.

  1. Die richtige Planung. Messeteilnehmer und -besucher sollten bei der Anreise nicht nur die Abfahrts- und Ankunftszeiten planen, sondern auch das passende Verkehrsmittel auswählen. Mit dem Auto ist man zwar flexibler, aber je nachdem wo die Messe ist, können Bahn oder Flug wertvolle Zeit sparen. Bei der Wahl des Hotels spielt die Lage eine große Rolle. Wer nah am Messeort unterkommt, verbringt morgens und abends weniger Zeit unterwegs. Mindestens genauso wichtig ist es aber, die Unterkunft rechtzeitig zu buchen. Gerade zu Messezeiten sind viele Unterkünfte schnell ausgebucht oder werden recht teuer. Für den Transfer vor Ort sollten Tickets für die öffentlichen Verkehrsmittel vorab gekauft werden – am besten gleich auch für den Rückweg. Nach der Veranstaltung ist die Schlange am Fahrkartenautomaten nämlich immer ziemlich lang. Wer mit dem Taxi fährt, sollte dies schon vorher reservieren, da es auch am Taxistand voll wird.
  2. Internationale Messen. Bei internationalen Messen kommen weitere Faktoren bei der Planung hinzu. Unternehmen sollten hierfür am Besten Informationen zum Land und der Kultur des Messelandes bereitstellen, sodass Mitarbeiter wissen, worauf sie achten müssen.
  3. Zeitplan aufstellen. Eine gute Vorbereitung auf den Messetag ist das A und O. Das gilt sowohl für Aussteller als auch Besucher. Messetermine stehen für gewöhnlich einige Zeit im Voraus fest. Deswegen ist es ratsam, sich schon vorab den Messekatalog zu besorgen, Termine zu vereinbaren und einen Zeitplan zu machen. Aber Vorsicht: Messehallen sind oft groß und weitläufig. Deshalb sollte immer genug Puffer eingeplant werden.
  4. Packlisten. Selbst die routiniertesten Geschäftsreisenden vergessen mal etwas. Um etwas entspannter vor der Messe zu sein, hilft es, eine Packliste zu erstellen. Neben den normalen Reisesachen sollten Visitenkarten, der Firmen-Pitch und -unterlagen sowie evtl. Produktproben nicht fehlen.
  5. Abendevents. Nach einem anstrengenden Tag auf der Messe geht es oft noch weiter. Bestimmte Abendveranstaltungen sollten nicht außer Acht gelassen werden, denn diese sind wichtig zum Networken. Aber Achtung: nicht zu viel und zu lang, um am nächsten Tag fit zu sein.
  6. Verpflegung. Bei einem vollgepackten Messeprogramm fällt es oftmals schwer, auf gute Ernährung zu achten. Wer sich vorher schon nach guten Essensmöglichkeiten um das Messegelände erkundigt, kann der Snack-Versuchung auf der Messe eher widerstehen und hat noch den Bonus, in einem Café bzw. Restaurant ein bisschen abzuschalten.
  7. Zusatztermine. Was auf den ersten Blick vielleicht alles andere als stressfrei wirkt, kann durchaus helfen. Oft werden Messebesuche über zwei Tage vollgepackt, Anreise ist die Nacht vor Messebeginn und am letzten Tag geht es direkt zurück. Plant man jedoch noch weitere Termine in der Region, können diese klassischen Fly-in-/Fly-out-Situationen vermieden werden. Nicht nur spart das Nerven, sondern häufig auch Geld, weil die Anreisekosten reduziert werden können.
  8. Nachbearbeitung. Nach der Messe ist im Büro die Messe noch lange nicht vorbei. Jetzt geht es an die Nachbereitung. Aber auch diese muss nicht in Stress ausarten. Am besten ist es, wenn bereits während der Messe Unterlagen und Ideen geordnet und nach Priorität sortiert werden. So geht die Nachbearbeitung zurück am Schreibtisch weitaus schneller.
  9. Outsourcing. Um noch mehr Zeit zu sparen, kann die Reisebuchung ausgelagert werden. Vor allem bei Messen oder großen Gruppen bietet es sich an, von einem Geschäftsreiseanbieter Gebrauch zu machen. Über ein digitales Geschäftsreisebüro läuft die Buchung schnell und effizient ab. Zudem steht ein 24/7-Service zur Verfügung. So sind Reisende immer gut betreut. Quelle: Comtravo / DMM