In der Global Business Travel Survey 2024 von SAP Concur geben 94 % der Geschäftsreisenden an, dass sie es in Betracht ziehen, KI zur Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben im Reisekostenmanagement zu nutzen. Für das Geschäftsreisemanagement gibt es digitale Lösungen und App-Anwendungen; doch laut einer aktuellen Studie unter Business Travellern gaben 64 % an, noch keine digitalen Tool für die Reisekostenabrechnung verwenden zu müssen.
Dabei beginnt bei Geschäftsreisende nach ihrer Rückkehr von Dienstreisen mit zig Belege für viele immer noch ein aufwendiger Prozess. Belege müssen sortiert, erfasst und eingereicht werden. Bei manuellen Prozessen nimmt dies einiges an Zeit in Anspruch. Studien zeigen, dass digitale Technologien die Produktivität steigern und den Mitarbeitenden Zeit für andere Aufgaben verschaffen.
Eine IDC-Analyse ausgewählter Kunden von SAP Concur ergab, dass die Zeit, die für die Buchung einer Reise benötigt wurde, um 54 % reduziert werden konnte, wenn digitale Lösungen eingesetzt wurden. Mit Concur Expense z.B. konnten wiederum Abrechnungen nach der Reise um 43 % schneller ausgefüllt und der Zeitaufwand für die Rückerstattung der Ausgaben halbiert werden. Denn digitale Tools verwalten Mitarbeiterausgaben durch automatisierte Prozesse. Papierbelege werden digital erfasst und eingereicht. Die Reisekostenabrechnung kann mühelos unterwegs erstellt werden. Geschäftsreisende können sich so wieder auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren und das Reisekostenmanagement schneller abschließen.
Digitale Lösungen verbessern auch die tägliche Arbeit der Travel Manager. In der SAP Concur Global Business Travel Survey 2024 geben 33 % der Geschäftsreiseverantwortlichen aus Deutschland an, dass ihre Arbeit in den nächsten zwölf Monaten schwieriger wird, wenn ihre Mitarbeitenden nicht mit digitalen Tools buchen. 41 % der Befragten sagen auch, dass es ihre Arbeit erschwert, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen, wenn sie keinen Einblick in die Reisedaten der Mitarbeitenden haben. Der Einsatz von digitalen Tools für das Reisekostenmanagement im Unternehmen steigert demnach nicht nur die Produktivität der Geschäftsreisenden, sondern auch die der Geschäftsreiseverantwortlichen und Finanzteams.
Möchten Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeitenden weiter steigern, ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in Zukunft ausschlaggebend. Eine aktuelle hat ergeben, dass 70 % der Travel Manager in Deutschland KI auch beim Buchen und Abrechnen von Dienstreisen nutzen möchten. Bei den Geschäftsreisenden im DACH-Raum ziehen sogar 96 % in Betracht, KI zur Unterstützung bei verschiedenen Aufgaben wie beispielsweise bei Visafragen oder auf der Suche nach nachhaltigen Reisemöglichkeiten zu nutzen.
Geschäftsreisende und Mobilitätsmanager können von KI profitieren und das Geschäftsreisemanagement effizienter und nachhaltiger gestalten. In vielen Buchungs- sowie Abrechnungsprozessen sind digitale Tools mit KI aktuell noch nicht ausreichend integriert Viele der Funktionen, die die befragten Geschäftsreisenden in einem Buchungstool für wichtig erachten, sind z.B. auch in den SAP-Concur-Lösungen enthalten. Quelle: SAP-Concur / DMM
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