Nach den Veränderungen von 2024 auf 2025 und den Entwicklungen in der Zukunft befragt wurden 250 Unternehmen aus den Marktsegmenten Tagungsplanung, Messe, Event und Reisen sowie buchende Unternehmen, u.a. aus den Bereichen Industrie, Handel, Finanzen und Pharma.
Präsenzveranstaltungen dominieren die Nachfrage. Ein eindeutiges Bild zeichnet die Frage nach der Veranstaltungsart: Hier geht der Trend mit 78 % zu Veranstaltungen in Präsenzform, lediglich 8 % der Befragten präferieren digitale Formate und 12 % hybride. Als zukünftige Tagungsorte gebucht werden in 58 % der Fälle Tagungshotels und in rund 12 % Eventlocations. Inhouse-Räumlichkeiten in Unternehmen direkt finden in rund 20 % Verwendung. Aufschlussreich ist auch der Blick auf die geplanten Teilnehmerzahlen: Rund 42 % nehmen Veranstaltungen bis 25 Personen ein, gefolgt von 35 % zwischen 26 und 50 Teilnehmenden.
Kurze Reaktionszeiten unter 24 Stunden erwartet. An der Gruppengröße orientiert sich der Umfrage zufolge auch der Buchungszeitraum. Je kleiner die Gruppe ist, desto kurzfristiger wird gebucht: bis 25 Personen in.d.R. drei Monate vorher, darüber beträgt der Buchungsvorlauf 8 bis 12 Monate.
Von der eher sportlichen Seite zeigen sich die von Tagungshotels und -locations erwarteten Reaktionszeiten zur Angebotserstellung: 65 % der Tagungsplaner oder direkt buchenden Unternehmen erwarten ein Angebot innerhalb von 24 Stunden. Gebucht wird von 84 % der Befragten direkt im Tagungshotel, 16 % nehmen den Weg über einen Event- oder Tagungspartner.
Steigender Kostendruck und reduzierte Budgets. Als größte Herausforderung der Zukunft sehen 75 % der Befragten steigende Kosten, gefolgt von Budgetreduzierungen, der Verfügbarkeit von Tagungshotels und Eventlocations sowie einem Personalmangel in internen Veranstaltungsabteilungen. Rund die Hälfte der Umfrageteilnehmenden geben an, dass das Budget pro Veranstaltung und die Anzahl der Veranstaltungen reduziert wurden. Bei 23 % bleibt das Veranstaltungsbudget unverändert und rund 3 % haben ihr Budget und ihre Investitionen erhöht. Quelle: BWH / DMM