Vereinfachtes Spesenmanagement für Geschäftsreisende und Unternehmen

Der Dschungel aus spezifischen Erstattungssätzen, Steuern und Vorschriften, an die Reisekostensysteme kontinuierlich angepasst werden müssen, macht das Reisemanagement komplexer und aufwändiger denn je.

Vereinfachtes Reisekosten- und Spesenmanagement mit SAP-Concur. Foto SAP

Vereinfachtes Reisekosten- und Spesenmanagement mit SAP-Concur. Foto SAP

Für deutsche Kunden von Concur Expense ist ab sofort ein neuer Travel Allowance Service verfügbar, der den administrativen Aufwand reduziert und die Compliance erhöht: Der neue Service bietet neben einer flexiblen Baustein-Konfiguration aus Best-Practices und länderspezifischen Pauschalenberechnungen erstmals die automatisierte Aktualisierung gesetzlich vorgegebener Pauschalbeträge.

Der Travel Allowance Service steht allen Neukunden zusammen mit der aktualisierten Benutzeroberfläche zur Verfügung. Dieser vereinfacht die Erstellung und Einreichung von Reisekostenabrechnungen sowie die Genehmigungen vor Reiseantritt. Die aktualisierte Benutzeroberfläche basiert auf Design-Best-Practices und einer modernen Architektur, die sich leichter anpassen lässt.

Automatische Aktualisierung länderspezifischer Pauschalen. Reisekostenpauschalen wie etwa der Verpflegungsmehraufwand unterliegen regelmäßig gesetzlichen Änderungen – in Deutschland vom Bundesfinanzministerium. Zudem unterscheidet sich die Höhe der gesetzlich vorgesehenen Erstattungsbeträge von Land zu Land. Unternehmen, die die gesetzlichen Pauschalen abbilden, können mit dem neuen Travel Allowance Service gänzlich auf die manuelle Eingabe von Änderungen verzichten – sie werden von SAP Concur gemanagt und automatisiert eingespielt. Durch vorgefertigte Länderkonfigurationen sowie die automatische Aktualisierung der gesetzlichen, länderspezifischen Pauschalen werden gleich zwei mitunter zeitaufwändige und fehleranfällige Prozesse digitalisiert.

Komplexe Reiserichtlinien flexibel abbilden. Neben den gesetzlichen Pauschalen können Unternehmen mit dem neuen Service auch komplexe, unternehmensspezifische Reisekostenpauschalen problemlos in Concur Expense hinterlegen. Der Travel Allowance Service ist zusätzlich in Concur Request integriert. Ob gesetzlicher Standard oder individuell: Die Verpflegungspauschalen werden schon im Antrag berechnet und von dort automatisch in die Reisekostenabrechnung überführt. Die neu gewonnene Transparenz sorgt für eine verbesserte Kostenkontrolle und Planbarkeit.

Der Travel Allowance Service ist außerdem vollständig in SAP integriert. Zu versteuernde Anteile können so automatisch berechnet und an das HR- oder Finanzsystem von SAP weitergeleitet werden. Das wird z.B. dann relevant, wenn der Arbeitgeber eine höhere Reisekostenpauschale ansetzt als die gesetzliche. Künftig wird der daraus resultierende geldwerte Vorteil auch direkt in SAP Payroll abgebildet und bei der Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Quelle: SAP-Concur / DMM