Die Bahn wird für Geschäftsreisende immer wichtiger. Die Hälfte der deutschen Business Traveler nutzt für Fahrten im Inland regelmäßig den Zug. So wurden im Jahr 2024 laut einer Umfrage von TravelPerks, einer globalen Plattform für Geschäftsreisemanagement, 84 Prozent der Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands auf der Schiene abgewickelt. Verglichen mit den Zahlen von 2019 ist das ein deutlicher Anstieg, denn damals lag der Anteil noch bei 54 Prozent.
Warum Unternehmen häufiger auf die Bahn setzen
Der Wunsch nach Kosteneffizienz und steigende Nachhaltigkeitsanforderungen sorgen für diese Entwicklung weg vom Flugzeug. So sind die Emissionen auf einer Flugreise auf der Strecke von Berlin nach Köln laut Klimaschutz-Organisationen mehr als zehnmal so hoch wie die einer Zugreise. Auch der Umstand, dass in Zügen häufig mehr Arbeitsproduktivität möglich ist als bei einer Flugreise, bringt immer mehr Firmen zu diesem Entschluss.
Doch gerade bei internationalen oder multimodalen Reisen stellt sich schnell eine zentrale Frage: Wie findet man die passende Zugverbindung? Denn für die Planung einer Geschäftsreise muss man sich häufig mit den verschiedenen regionalen und internationalen Zugbetreibern auseinandersetzen.
5 Optionen für Travel Manager, Zugreisen zu planen
Für Travel Manager, Mobilitätsverantwortliche und Travel Agents gibt es verschiedene Optionen, eine Bahnverbindung zu planen. Diese unterscheiden sich hinsichtlich der Übersichtlichkeit, Buchbarkeit, Tarifen und Preisen:
- Planung über die Website einzelner Bahnunternehmen
- Vergleich über Reiseplattformen
- Buchung über Geschäftsreiseplattformen
- Multimodale Mobilitätsplattformen
- Planung über Travel Management Companies
1. Planung über die Website einzelner Bahnunternehmen
Die klassische Methode, um die richtige Zugverbindung für eine Geschäftsreise zu finden, ist die Verbindungssuche direkt über die Website des jeweiligen Bahnunternehmens. In Europa sind das unter anderem:
- Deutsche Bahn (DB)
- ÖBB (Österreich)
- SBB (Schweiz)
- SNCF Connect (Frankreich)
- Trenitalia (Italien)
- SNCB-NMBS (Belgien)
- PKP (Polen)
- Renfe (Spanien)
Auf diesen Plattformen finden Travel Manager umfangreiche Fahrpläne, Tarifoptionen sowie die Möglichkeit, Tickets für nationale und teilweise auch internationale Strecken direkt zu buchen. Die Websites können neben der Landessprache auch immer mindestens auf Englisch eingestellt werden, sodass die Navigation durch die Seiten kein Problem darstellen sollte.
Vorteile dieser Verbindungssuche:
- Zugriff auf aktuelle Fahrpläne und Preise
- Direkte Buchung möglich
- Teilweise exklusive Sparpreise
- Sitzplatzreservierungen und weitere Zusatzservices möglich
Nachteile:
- Bei internationalen Reisen muss häufig auf mehreren Websites recherchiert werden
- Verschiedene Anbieter zu vergleichen ist zeitaufwändig
- Es fehlt die zentrale Übersicht über Alternativen
Insbesondere bei internationalen Geschäftsreisen, die über mehrere Länder hinweg gehen, wird die Planung dadurch aufwändig und unübersichtlich. Für Geschäftsreisende gibt es aber bei vielen Bahngesellschaften spezielle Konditionen, weshalb sich ein Business-Konto dort gerade für Vielbucher lohnen kann.
Tipp: Für Deutschland bietet sich die Planung über den DB Navigator an. Der gesamte Buchungsprozess lässt sich dort einfach abwickeln und auch Verbindungen in die Nachbarländer lassen sich buchen.
2. Vergleich über Reiseplattformen
Es gibt Plattformen, die Zugverbindungen verschiedener Bahnunternehmen zentral anzeigen und so einen schnellen Vergleich ermöglichen. Unterschiedliche Bahnverbindungen können dort nach Kriterien wie Preis, Abfahrtszeit, Reisezeit und Anzahl der Umstiege gefiltert werden. Empfehlenswert sind zum Beispiel:
- Trainline
- Omio
- Rail Europe
- TrainPal
Mit diesen Plattformen ist es deutlich leichter, passende Zugverbindungen für eine Geschäftsreise zu finden, da nicht mehrere Websites einzelner Bahnunternehmen durchsucht werden müssen. Das gilt insbesondere für grenzüberschreitende Verbindungen.
Vorteile der Zugreiseplanung über Plattformen:
- Verschiedene Bahnunternehmen lassen sich vergleichen
- Gute Übersicht über internationale Verbindungen
- Schnelle Suche nach Alternativverbindungen
- Übersichtliche Buchungsprozesse
Nachteile:
- Es besteht nicht immer Zugriff auf alle Tarife der Bahnunternehmen
- Buchungen laufen über Drittanbieter und nicht direkt beim Bahnbetreiber
- Solche Plattformen in Unternehmensprozesse zu integrieren, funktioniert oft nur begrenzt
Diese Plattformen sind oft eine praktische Möglichkeit, sich einen Überblick über die vorhandenen Zugverbindungen zu verschaffen.
3. Buchung über Geschäftsreiseplattformen
Viele Unternehmen arbeiten mit Travel-Management-Plattformen, über die sich die Planung von Bahnreisen direkt in den Geschäftsreiseprozess integrieren lässt. Beliebte Softwarelösungen sind zum Beispiel:
- SAP Concur Travel
- Navan
- Egencia
- Amadeus Cytric Travel & Expense
- Perk (ehemals TravelPerk)
Travel-Manager und auch die Mitarbeiter selbst können über diese Plattformen nach Zugverbindungen suchen und Reisen buchen.
Das bietet viele Vorteile:
- Firmeninterne Reiserichtlinien und Genehmigungsprozesse sind bei einer Buchung über eine solche Plattform bereits berücksichtigt
- Die Abrechnung erfolgt zentral
- Firmen können Kostenvorgaben für die Buchungen einstellen
- Auswertungen und Reportings sind möglich
Nachteile:
- In diese Plattformen sind nicht alle Bahnangebote vollständig integriert, sodass möglicherweise nicht die beste Verbindung gebucht wird
- Oft eingeschränkte Tarifauswahl und begrenzter Support bei Umbuchungen
- Solche Tools einzurichten und in die Geschäftsreiseprozesse zu integrieren, ist aufwendig
Insbesondere in großen Unternehmen mit vielen Reiseaktivitäten sind solche Tools sinnvoll und bieten Travel Managern eine gute Übersicht über die Verkehrsverbindungen sowie die Kosten.
4. Multimodale Mobilitätsplattformen
Mit diesen Plattformen lassen sich nicht nur Zugverbindungen buchen, sondern beispielsweise auch der öffentliche Nahverkehr oder Sharing-Angebote in die Reiseplanung integrieren. Anbieter wie NAVIT oder Mobiko ermöglichen es, verschiedene Verkehrsmittel in die Planung einzubeziehen, statt nur einzelne Bahnverbindungen zu buchen.
Vorteile:
- Geschäftsreisen lassen sich ganzheitlich mit allen Reiseabschnitten planen
- Verschiedene Verkehrsmittel können kombiniert werden
- Nachhaltige Mobilitätsstrategien wie Sharing-Angebote werden berücksichtigt
Nachteile:
- Je nach Anbieter ist der Fernverkehr nur unzureichend oder gar nicht mit abgedeckt
- Die initiale Einrichtung ist oft ein hoher Aufwand für Unternehmen
Um Unternehmensmobilität gezielt zu steuern, können solche Plattformen passende Alternativen sein. Für die Planung von Zugverbindungen sind sie allerdings nur begrenzt geeignet.
5. Planung über Travel Management Companies
Travel Management Companies, also Reisebüros, die auf Geschäftsreisen spezialisiert sind, können bei der Suche nach Zugverbindungen unterstützen. Solche Dienstleister bieten auf Wunsch einen Rundum-Service an.
Vorteile:
- Fachkundige Beratung
- Unterstützung bei komplexen Verbindungen
- Sie bieten oft Zugang zu bestimmten Firmentarifen
- Es gibt Ansprechpartner bei Störungen oder Umbuchungen
- Zeitersparnis für firmeninterne Travel Manager oder die Geschäftsreisenden selbst
Nachteile:
- Meist teurer
- Abhängigkeit von einem externen Anbieter
- Eventuell eingeschränkte Auswahl je nach Portfolio des Reisebüros
- Weniger Flexibilität
Für Unternehmen mit hoher Reiseaktivität kann die Abwicklung über Travel Management Companies sinnvoll sein, um Zugreisen effizient in die Geschäftsreiseplanung zu integrieren.
Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl einer Zugverbindung?
Wenn Sie als Travel Manager die richtige Bahnverbindung für Geschäftsreisen finden wollen, sollten Sie diese Faktoren berücksichtigen:
- Tarifoptionen und Ticketpreise
- Reisezeit
- Anzahl der Umstiege
- Möglichkeit zur Umbuchung oder Stornierung
- Komfort
- Verfügbarkeit von Sitzplätzen
- CO₂-Emissionen
Fazit: So finden Sie die richtige Zugverbindung
Viele große Unternehmen haben eigene Geschäftsreiseplattformen, über die Bahnverbindungen gebucht werden können. Fehlt eine solche Plattform, dann bietet es sich an, bei Reiseplattformen wie Trainline oder Omio nach möglichen Verbindungen zu suchen und diese dann entweder über diese Drittanbieter oder bei der Bahngesellschaft direkt zu buchen. Die Planung von inländischen Verbindungen ist dabei oft leichter als der grenzüberschreitende Reiseverkehr.