Volker Eckel, Vice President Financial Services & Projects bei der WMF Group, muss die Geschäftsreiseausgaben der Mitarbeiter im Blick behalten. Das ist bei 13.500 Geschäftsreisen jährlich gar nicht so leicht. Zumal die Anzahl an Businessreisen durch die internationale Verflechtung des WMF-Teilkonzerns mit 40 Gesellschaften und die Einbindung in den SEB-Konzern mit insgesamt 140 Gesellschaften weiter zunehmen wird.
Bis zum Frühjahr 2018 wickelte WMF die Reisekosten noch über private Kreditkarten oder Vorschüsse ab. Das bedeutete zum einen hohen Aufwand für Buchhaltung sowie Mitarbeiter und zum anderen hohes Haftungsrisiko für WMF. "Es war höchste Zeit, eine einheitliche konzernweite Lösung für die Geschäftsausgaben aufzusetzen", berichtet Eckel. Deshalb nutzen WMF-Mitarbeiter nun die Corporate Cards von American Express - ob für Reisen innerhalb von Europa, nach China oder in die USA. Über diese begleichen sie während einer Dienstreise ihre Geschäftsausgaben. Laut Eckel spart das Unternehmen Zeit und Kosten, weil es auf Auszahlung und Verrechnung von Barvorschüssen verzichten und zugleich das Haftungsrisiko minimieren kann.
Zeitsparendes Travel Management. Darüber hinaus kommen bei WMF zwei weitere Lösungen von American Express zum Einsatz, mit deren Hilfe das Unternehmen Kreditkartenzahlungen insgesamt und das Travel Management vereinfacht. Für letzteres sorgt das BTA. Das Reisestellenkonto funktioniert wie eine virtuelle Kreditkarte und ermöglicht die zentrale Buchung und das Bezahlen von Flug- und Bahnreisen. Dabei profitiert WMF von einem verlängerten Zahlungsziel von bis zu 58 Tagen. Durch das flexible Reporting können nun Reisekosten wesentlich schneller und einfacher bearbeitet werden.
Erhöhte Sicherheit bei Kreditkartenzahlungen. Für mehr Transparenz sorgt zudem die Verwendung des Online-Zahlungssystems vPayment. Bislang gab WMF permanent Firmenkreditkarten aus für dezentrale Einkaufsvorgänge, die das Firmenkonto belasteten. Durch vPayment erhält WMF für jeden Bezahlvorgang eine individuelle Kartennummer, die aus dem zentralen vPayment-Account generiert wird. Dadurch besitzt WMF zusätzliche Kontrolle über seine Ausgaben, da das Unternehmen auch den maximalen Belastungsbetrag und den Gültigkeitszeitraum, in dem die Nummer belastet werden darf, festlegen kann. So lassen sich Zahlungen leichter nachvollziehen und das Firmenkonto wird nicht mehr durch die Ausgabe von permanenten Kreditkarten belastet.
"Von den Corporate Cards über das Reisestellenkonto bis hin zu vPayment - gerade mit dem umfassenden Gesamtpaket machen wir unseren Kunden WMF fit für die Zukunft und unterstützen das Unternehmen bei der Internationalisierung", betont Sonja Scott, Country Manager bei American Express. Quelle: American Express / DMM
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