I&K SOFTWARE

DIE SPEZIALISTEN FÜR GESCHÄFTSREISEMANAGEMENT

Die i&k software GmbH, mit Sitz in Schleswig-Holstein, ist ein unabhängiges Unternehmen mit mehr als 25 Jahren Erfahrung im Bereich „Business Travel Management“. Das Team Es besteht aus einem Team von hochqualifizierten Informatikern und Reisespezialisten. Die Markenstrategie wurde bereits mehrfach mit dem German Brand Award in den Kategorien „Excellent Brands - Corporate Services“ und „Digital Brand of the Year“ ausgezeichnet.

Unser Anspruch – kompromisslose Qualität und exklusive Leistungen

Kerngeschäft unseres Hauses ist die Softwareentwicklung auf Basis modernster Technologie, die kompetente Beratung von Kunden rund um das Thema „Geschäftsreise und Mobilität“, die Planung und Abrechnung von Auswärtstätigkeiten als Dienstleistung für Unternehmen und Behörden sowie die professionelle Schulung im Bereich Reisekostenrecht. Wir betreiben ein modernes Informatik- und Servicezentrum in Büdelsdorf. Hier arbeitet das i&k-Team an der Integration von künstlicher Intelligenz in die bestehenden Systeme und Plattformen.

 

Unsere Produktfamilie WinTrip® wird bei über 950 Kunden mit mehr als 400.000 Anwendern aus der privaten Wirtschaft und dem Öffentlichen Dienst in verschiedenen Versionen international eingesetzt.

Unser Markenversprechen

Unser Ziel ist es, qualitativ hochwertige Software mit bestmöglichem Service und umfangreichen Dienstleistungen anzubieten. Durch die Digitalisierung der Prozessabläufe im Bereich der Reisekosten mit unseren professionellen Lösungen können wir einen erheblichen Beitrag zur Reduzierung des Verwaltungsaufwandes und zur Erhöhung der Effizienz im Unternehmen leisten.

Dabei setzen wir auf höchste Datensicherheit und höchste Verfügbarkeit unserer Softwareprodukte.


„BERATUNG“

UNSERE BERATUNG - MOTIVIERT UND LEISTUNGSSTARK

Wir unterstützen Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse im Bereich Business Travel Management mit dem Ziel einer messbaren Kostensenkung. Ihre Reisekostenrichtlinie ist hierbei ein wesentliches Instrument.
 
Unsere Travel Manager beraten Sie gerne zu diesem Thema. Sie erstellen bzw. überarbeiten Ihre firmenindividuelle Reisekostenrichtlinie unter Berücksichtigung betriebswirtschaftlicher Aspekte und aktualisieren diese auf Wunsch jährlich unter Einbeziehung des aktuellen Steuer- und Reisekostenrechts.

Weitere wichtige Beratungsschwerpunkte sind:

  • Genehmigungsprozesse und Workflow, mit dem Ziel Prozesseffizienz durch Digitalisierung zu erreichen
  • Verhandlungen mit Reisedienstleistern für Flüge, Hotels, Mietwagen mit den Ziel der Kostenreduzierung
  • Optimierung des Prozesses Reisekostenabrechnung und Buchung

Schaffung von Datentransparenz
Flexibilität bei der Reiseabwicklung
Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsstandards

 


„SOFTWARE“

WILLKOMMEN IN DER I&K PREMIUM CLOUD®

Sie suchen nach einer innovativen Reisekostensoftware, die Ihnen die Planung und  Abrechnung Ihrer Dienstreisen erleichtert, die Ihre Prozessabläufe optimiert und auf höchste Datensicherheit setzt?

Mit WinTrip SaaS erfolgt Ihre Reisekostenabrechnung schnell und einfach über das Internet. Der Zugang erfolgt mit einem Browser auf die Webserver der i&k software GmbH, die in TÜV-zertifizierten Hochleistungsrechenzentren in Deutschland betrieben werden, die nach ISO 27001 für exzellente IT-Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit stehen und klimaneutral arbeiten.
 
Ihr Zugriff auf den Internetzugang wird durch die SSL-Technologie verschlüsselt, um sicherzustellen, dass der Transfer zwischen dem Anwender und dem Server geschützt ist.
Als Kunde müssen Sie sich nicht mehr um die Technik, die Installation der Software und die Aktivierung von gesetzlichen Änderungen auf Servern und Arbeitsplätzen kümmern, sodass Sie mit unserer Software eine erhebliche Kosteneinsparung im Unternehmen erreichen.
 
Digitalisieren Sie Ihre Reiseplanung und -abrechnung:

  • Mehrsprachige, moderne und innovative Software hosted in Germany
  • Datensicherheit und höchste Verfügbarkeit
  • Kosteneinsparung durch optimierte Prozessabläufe
  • Komplett papierlose Abrechnung, Sannen der Belege per App, Kreditkartenimport
  • Elektronische Genehmigung
  • Automatische Updates bei gesetzlichen Änderungen
  • Archivierung

 


„REISESICHERHEIT“

SICHER. REISEN

Reisesicherheit ist besonders in der heutigen Zeit ein wesentlicher Bestandteil der Reiseplanung für Geschäftsreisende und Arbeitgeber.

Um die Vielzahl an Reisewarnungen, Länderinformationen, Hinweise über medizinische Risiken und Pflichtimpfungen für den Reisenden greifbar zu machen und zu individualisieren, steht das i&k-Travel Risk Management zur Verfügung.

Warum Reisesicherheit?

Grundsätzlich sind Geschäftsreisen in sog. Risikoländer ohne ein professionelles und fundiertes Risikomanagement nicht umsetzbar. Sollten sich sicherheitsrelevante oder medizinische Vorfälle ereignen, wirken sich diese negativ auf den Erfolg und das Ziel der Geschäftsreise aus. Reputationsschäden, wirtschaftliche Einbußen und Kosten für die medizinische Versorgung sind nur einige der möglichen Folgen.

Wie funktioniert das Travel Risk Management?

Spezifizierte Warnungen und medizinische Hinweise für bestimmte Reiseländer werden bereits bei der Buchung angezeigt. Aktuelle Reisewarnungen können in Echtzeit an das Smartphone des Reisenden gesendet werden. Über unser Tool kann sogar der Standort des Reisenden über eine Weltkarte schnell lokalisiert werden.

Was bedeutet das WinTrip Travel Risk Management für Geschäftsreisende?

Eine wichtige praxisnahe Unterstützung bei der Planung, Vorbereitung und Durchführung von Dienstreisen. Der Geschäftsreisende muss sich die notwendigen Informationen nicht mühsam in einzelnen Portalen zusammensuchen, sondern erhält die für sein Reiseziel notwendigen Informationen in komprimierter Form.

Damit hilft das Reisesicherheitstool den Arbeitgebern ihrer Fürsorgepflicht in vollem Umfang nachzukommen.

Vorteile im Überblick:

  • Mitarbeiter schützen
  • Kosten & Risiken minimieren
  • Fürsorgepflicht erfüllen

FULLSERVICE

PROFESSIONELL UND ZUVERLÄSSIG

Konzentrieren Sie sich ganz entspannt auf Ihr Kerngeschäft und sparen Sie hohe Fixkosten.
Mit modernen E-Business-Technologien übernehmen unsere Spezialisten die Bereiche Booking, Reisesicherheit und Geschäftsreiseabrechnung für Sie.

Vor der Reise - Bookingservice über i&k Servicecenter

Der Reisende erfasst die Daten und wählt die Reisemittel und Hotels seiner bevorstehenden Geschäftsreise im Reiseantrag. Optional nutzen Sie Informationen zur Reisesicherheit oder A1-Bescheinigung.  Sobald der Antrag vom Vorgesetzten elektronisch genehmigt wurde, bucht unser Team schnell und zuverlässig Ihre Tickets.

Profitieren Sie von dem Know-How unserer hochqualifizierten Reisespezialisten, die Ihre Dienstreise organisieren – zuverlässig und stressfrei. Gemäß Ihren Budgetvorgaben/Police buchen wir für Sie Tickets bei den sichersten Airlines oder der Bahn, reservieren für Sie passende Hotels in bester Lage und buchen für Sie einen repräsentativen Mietwagen.

Während der Reise

Doch der Service unseres Teams endet nicht mit der Übergabe der Reisedaten und Tickets. Während Ihrer Dienstreise stehen Ihnen unsere Reisespezialisten bei Problemen oder Fragen zur Verfügung. Optional können Sie den Zusatzservice einer 24/7-Hotline buchen.

Nach der Reise

Nach Ihrer Dienstreise steht das i&k Servicecenter für die Abrechnung Ihrer Reise mit sämtlichen Belegen zur Verfügung.

Die Daten der Dienstreise werden von dem Reisenden direkt über unsere Reisekostensoftware WinTrip® SaaS mittels SSL-Technologie erfasst oder komplettiert. Wir prüfen im Anschluss die Reisekostenabrechnung, scannen die Belege und laden sie zur Ablage an der Reise hoch. Danach rechnen wir die Reise ab und erstellen die gewünschten Schnittstellen und Auswertungen, auf die Sie ebenfalls Zugriff haben. Darüber hinaus archivieren wir für Sie und importieren Ihre Kreditkartendaten.

Selbstverständlich sind wir nicht nur Spezialisten für Abrechnungen der privaten Wirtschaft, sondern auch nach BRKG/LRKG.

VOLLE TARIFVIELFALT & PERSÖNLICHER SERVICE
IHRE VORTEILE IM ÜBERBLICK

  • Full Content und günstige Preise durch Direktbuchung bei allen Anbietern im Bereich Flug, Bahn, Hotel und Mietwagen
  • GDS-unabhängige Verfügbarkeit von Strecken und Preisen
  • Berücksichtigung der Travel Policy bei allen Buchungen
  • Hinterlegung von Genehmigungsprozessen
  • Feste Ansprechpartner im Team und persönliche Betreuung

Mail: booking@iuk-software.com

Tel. 04331/437820