Ob für den Kauf von Softwarelizenzen, Büromaterial, Büchern und Zeitschriften, Online-Werbung oder Domains: Viele Einkaufsleistungen in Unternehmen betreffen nicht Rohstoffe oder Zulieferer, sondern sind sogenannte Ad-hoc-Einkäufe. Genau hier fehlt den Unternehmen aber häufig eine fortschrittliche und zentrale Abrechnung. Rund 88 Prozent der vom Zahlungsdienstleister AirPlus International befragten Unternehmen in Deutschland und der Schweiz bezahlen solche Leistungen per Rechnung oder Überweisung, in mehr als einem Drittel der Unternehmen (35 Prozent; Mehrfachnennungen möglich) legen Mitarbeiter die Kosten vor und lassen sie sich hinterher zurückerstatten.
Gerade das Vorstrecken ist sehr aufwendig und eine vertane Chance. Denn das Sammeln von Quittungen und Rechnungen sowie die Spesenabrechnung entfallen bei einem vereinfachten Abrechnungsprozess durch ein zentrales Payment direkt bei der Bestellung. Eine Lösung sind Firmenkreditkarten, die immerhin von 66 % der Unternehmen für solche Fälle bereits genutzt werden. Doch nicht jeder Mitarbeiter hat eine solche Karte. Hier kann eine virtuelle Lösung Abhilfe schaffen.
AirPlus bietet mit seinen AirPlus Virtual Cards Procurement seit Mitte dieses Jahres eine solche Lösung auch für Ad-hoc-Einkaufsleistungen. Für die Bezahlung wird dabei für jede Transaktion eine virtuelle Kreditkarte generiert – bei weltweiter Akzeptanz dank des globalen Mastercard-Netzwerks. Alle Transaktionen werden anschließend zentral abgerechnet und in einer Sammelrechnung gebündelt. Dies ist effizient und spart Prozesskosten. Denn auch nicht einmal die Hälfte der von AirPlus befragten Unternehmen gab an, dass solche spontanen Einkäufe über das zentrale ERP- (Enterprise-Resource-Planning) bzw. Bestellsystem des Unternehmens laufen. Mehr als die Hälfte tätigt Käufe direkt beim Hersteller via Telefon, Mail oder Homepage, 37 % zudem über Händlerplattformen. Quelle: AirPlus / DMM
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