„Intelligente Prozessoptimierungen werden im Flottenmanagement immer relevanter. Besonders großes Potenzial sehen wir aktuell in dem effizienten Management von Poolfahrzeugflotten, die traditionell von hohen Standzeiten geprägt sind“, sagt Gerhard Künne, Sprecher der Geschäftsführung der Volkswagen Leasing GmbH. „Mit dem neuen Carpool-Management geben wir unseren Kunden ein umfangreiches Online-System an die Hand, womit sich eine höhere Effizienz beim Management von Poolfahrzeugen erzielen lässt und die Fahrzeugflotte gleichzeitig mobil gehalten wird.“
Der wesentliche Bestandteil des „Poolmanagement 2.0“ ist ein zentral gesteuertes Reservierungssystem für die Poolfahrzeugflotte. Damit können die Mitarbeiter eines Unternehmens direkt am Arbeitsplatz das benötigte Fahrzeug für ihre Geschäftsreise buchen. Die Zuordnung der Fahrzeuge erfolgt automatisiert und individuell nach den Vorgaben des Fuhrparkleiters.
Berücksichtigt werden bei der Reservierung Fahrzeugtyp, Zweck der Fahrt, Nutzungsdauer und die hinterlegten Nutzerberechtigungen. Die Dienstwagenrichtlinie inklusive verschiedener Nutzerrechte kann schnell und einfach im System hinterlegt werden. Durch die Berücksichtigung aktueller Buchungsdaten gehören lange Standzeiten oder Auslastungsspitzen der Vergangenheit an.
Das integrierte Reporting ermöglicht z.B. konkrete Analysen von Fahrzeugen und Fahrzeuggruppen nach Kostenstellen. Dadurch lässt sich die tatsächlich benötigte Fahrzeuganzahl bedarfsgerecht planen. Einsparpotenziale können somit aufgedeckt und der Fahrzeugpool langfristig optimiert werden. Für die Minimierung des Verwaltungsaufwands sorgt außerdem auf Knopfdruck ein digitales Fahrtenbuch. Als optionale Bestandteile können Fuhrparkmanager zusätzlich die gesetzlich notwendige Führerscheinkontrolle sowie ein automatisches Schlüsselmanagement-System integrieren. Das Übergabeterminal im Rahmen des Schlüsselmanagements punktet mit einer Verfügbarkeit an sieben Tagen die Woche – rund um die Uhr.
Anmeldung und Bestätigung der Reservierungsdaten erfolgen über den Touchscreen des Terminals. Auch der Standort des reservierten Fahrzeugs lässt sich im Umgebungsplan anzeigen. Schlussendlich können auch verschiedene Standorte des Unternehmens untereinander angeschlossen und verwaltet werden. Ein zusätzlicher Pluspunkt vom „Poolmanagement 2.0“ ist die integrierte Mitfahrbörse, über die sich Mitarbeiter mit dem gleichen Fahrziel, untereinander abstimmen und gemeinsam ein Fahrzeug nutzen können. Quelle: VWFS / DMM
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