Ineffiziente Meetings sind oft Produktivitätskiller

Was Mitarbeitende ablenkt, schadet dem Unternehmen. Letzteres trifft auf den überbordenden Meetings-Wahnsinn zu, der oft genug nicht sonderlich effizient ist. Dummerweise ist er fester Bestandteil des Arbeitsalltags von Mitarbeitern und Führungskräften. Zwar heißt es, dass Meetings ihre Daseinsberechtigung hätten. Regelmäßige Besprechungen sowie Feedback sind Teil einer gesunden, produktiven Kommunikationskultur und geben Raum für den so dringend notwendigen Austausch im Team. Doch die Art und Häufigkeit der Meetings sind ausschlaggebend. 

Die meisten Meetings sind ineffizient und es gibt schlichtweg zu viele, denen Mitarbeitende in den Firmen ausgesetzt sind. Während vor allem Manager den größten Teil ihres Arbeitstages im Meeting-Marathon verbringen, müssen auch die restlichen MitarbeiterInnen eines Unternehmens mittlerweile immer häufiger zu Treffen erscheinen, die teilweise überflüssig sind. Dabei verwundert wenig; denn die hohe, oft ungefilterte Flut an Informationen, die mit regelmäßigen Meetings einhergeht, ist für den „gewöhnlichen Menschenverstand“ keine, die postwendend verarbeitet werden kann. Die konkreten Probleme auf einen Blick:

• 58 % der Teilnehmenden finden die Herausforderung, ein Brainstorming in einem (virtuellen) Treffen abzuhalten, zu groß. 
• 57 % haben angegeben, dass es kompliziert ist, sich beim späteren Hinzustoßen zum Meeting auf den neuesten Stand zu bringen.
• 55 % gaben an, dass nach Ende der Treffen nicht ganz deutlich wird, was die kommenden Pläne und Schritte sind.

Der Arbeitsalltag von Berufstätigen wird heute ohnehin von Unterbrechungen dominiert: Eingehende E-Mails, die beantwortet werden müssen, Nachrichten und Calls, die warten, die Vermischung von Privatem und Beruflichem;  Die Folgen:

1. Produktivität sinkt: Landen Mitarbeiter immer wieder in unfruchtbaren Meetings, sind diese nicht nur unwirtschaftlich für Unternehmen, sondern auch ein wahrer Killer für das Produktivitätsniveau von Angestellten. Sie sind unkonzentriert, schneller abgelenkt und schaffen es immer seltener, sich über einen längeren Zeitraum nur einer wichtigen Aufgabe zu widmen, die oft einer höheren Konzentration bedürfen. 
2. Reizüberflutung führt zu Erschöpfung: Ständige Unterbrechungen im eigentlichen Arbeitsalltag gehen häufig mit einer visuellen und akustischen Reizüberflutung einher. Zum Problem gehören vor allem der Input, aber auch die Vorgehensweise bei Teamtreffen, die zum Beispiel online stattfinden. Denn oft werden nicht nur zu viele Mitarbeiter eingeladen, sondern fast ungebeten und von der eigentlichen Agenda abweichend Informationen geteilt, die kaum bis schwer zu verarbeiten sind. Eine der Folgen ist die chronische Erschöpfung von Mitarbeitern, die ihr Arbeitspensum nicht schaffen. Der Dauerstress laugt sie aus und führt zu häufigeren Fehltagen aufgrund von mentalem Stress. Es ist auch der Leistungs- und Erwartungsdruck, der von Unternehmen ausgeht, der dazu führt, dass Arbeitnehmer nicht nur bei Meeting anwesend sein wollen (oder müssen) – sondern auch, dass diese unrealistische Erwartungen an sich selbst stellen. 
3. Motivation nimmt ab: Dass es in Deutschland ein Motivationsproblem gibt, zeigt die Realität der Arbeitswelt. Immer mehr Berufstätige sind aktiv auf der Suche nach neuen Arbeitgebern, sehnen sich nach mehr Work-Life-Balance. Ineffiziente Meetings, die Mitarbeiter immer wieder daran erinnern, wie demotivierend und frustrierend der Arbeitsalltag sein kann, sind hierbei keine Hilfe. Im Gegenteil: Je häufiger Mitarbeiter zu Treffen erscheinen sollen, die sie mit wenig Sinnhaftigkeit verbinden und für die sie gar abgestraft werden, wenn sie nicht erscheinen, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die intrinsische Motivation der Betroffenen ebenfalls leidet. Junge Nachwuchstalente geben „sinnvolle Arbeit“ oft als wichtigen Beweggrund an, um sich für einen Arbeitgeber zu entscheiden. 
4. Arbeitsunzufriedenheit steigt: Werden ineffiziente Meetings zum Störfaktor im Job, können sie auch die allgemeine Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitern führen und auslösen, dass diese zum Beispiel innerlich kündigen, wenn der Antrieb, die Kraft und die Nerven fehlen, um das Arbeitspensum zu stemmen, die Meeting-Pflicht wahrzunehmen und zugleich Bestleistungen zu erbringen. Anders als früher ist die Arbeitszufriedenheit heute mindestens so wichtig – und manchmal sogar wichtiger – als ein monetärer Anreiz, um als ArbeitnehmerInnen an einem Unternehmen festzuhalten.

Wie können (virtuelle) Meetings effizienter werden?. Der Einsatz von synchronen oder asynchronen Kommunikationsmitteln hängt vom jeweiligen Fall ab: Während es bei kleineren Ankündigungen und Updates ausreicht, auf eine E-Mail zu setzen, gehören größere Entscheidungen, die gemeinsam getroffen werden müssen und Input sowie Expertise bedürfen, in ein „echtes“ Meeting. Denn manchmal ist die klassische Kommunikation von Angesicht zu Angesicht unabdingbar.

Auch hier kommt es vor allem auf die Gestaltung an. Die Auswahl der Teammitglieder kann ausschlaggebend sein, denn selten wird die Frage gestellt, ob die Anwesenheit aller sinnvoll und notwendig ist. Je kleiner die Teams, desto effizienter kann ein Meeting – ohne jedoch zu generalisieren – ausfallen. Klare Strukturierungen und eine Agenda, die Gewissheit gibt, sind ein Muss.

Das Wichtigste jedoch: Unternehmen müssen abwägen, wann eine Meeting-Alternative als Kollaborationsmöglichkeit realistisch und sinnvoll ist – und wann eine persönliche Besprechung Sinn ergibt. Es existiert nicht nur die eine oder andere Methode. Remote Work setzt auf eine ausbalancierte Mischung von klassischen und modernen Kommunikationstools, um die Produktivität von Mitarbeitern nicht zu gefährden, sondern zu fördern. Quelle: arbeitsabc / DMM