Internationale Geschäftsreisen haben in den letzten Monaten zugenommen, aber fehlendes Personal an allen Ecken und Enden der Branche, ob bei den Reisemanagementunternehmen, den Konsulaten und Botschaften, bei Visumserteilungsstellen und weiteren Einwanderungsdienste bearbeiten erschweren den Reiseverantwortlichen die Arbeit. „Plötzlich sind Sie zum Visa-Schalter oder zum Visa-Experten geworden“, sagte Stephen Gheerow, Senior Manager of Global Travel bei der Bill & Melinda Gates Foundation, während einer Schulungsveranstaltung auf der jüngsten Tagung der Global Business Travel Association. Gheerow hob zusammen mit Faye Zeidlhack, Global Travel Manager bei Takeda Pharmaceutical Co., und Carsten Østberg, Managing Director von Europe for Immigration and Visa Service Provider CIBT, einige der wichtigsten Bereiche hervor, auf die Travel Manager vorbereitet sein sollten.
Da im Herbst in vielen Unternehmen der jährliche Planungsprozess beginnt, schlug Gheerow vor, dass Reisen ein Teil dieses Prozesses sein sollten – und das nicht nur aus der Budgetperspektive. Gruppen und Mitarbeitende sollten darüber nachdenken, wie viele Reisen sie planen, welche Länder und Städte sie besuchen müssen und welche Kunden sie treffen möchten. Dabei sollte nicht vergessen werden, dass die Wartezeiten für Termine in vielen Konsulaten und Botschaften auf der ganzen Welt lang sind.
Zudem sind die Einreisebestimmungen in vielen Ländern kompliziert. Obwohl sich viele Unternehmen diesbezüglich auf TMCs verlassen, können die wenigsten der Geschäftsreisebüros offensichtlich sicherstellen, dass jeder Reisende ihrer Kunden alle Anforderungen versteht.
Zur Kommunikation gehört auch, sicherzustellen, dass Firmenreisende am Zielort über Informationen verfügen, z. B. zu wissen, wo sie bei Bedarf einen Covid-19-Test erhalten können. Unternehmen sollten z.B. auch eine Liste von Kliniken erstellen, die für den Fall des Falles aufzusuchen sind. Probleme melden Travel Manaer in den USA mit E-Visas. Mehrere Länder hatten E-Visa- und Visa-on-Arrival-Programme während der Pandemie ausgesetzt, stellt sie aber jetzt wieder zur Verfügung. Mitunter aber mit Einschränkungen, über die man genau Bescheid wissen muss. Ein dickes Problem sind in diesem Zusammenhang Fake-Dienste. So liefert die Google-Suche nach E-Visa-Informationen viele betrügerische Websites, die die User dazu verleiten, persönliche und Zahlungsinformationen anzugeben. So existieren z.B. gefälschte Websites, die das europäische Reiseinformations- und -genehmigungssystem nachahmen, das aber erst Ende 2023 in Betrieb gehen soll.
Angesichts langer Wartezeiten auf Geschäftsvisa sind einige Firmenreisende versucht, einfach ein Touristenvisum zu beantragen. In einigen Fällen kann ein Touristenvisum für eine Geschäftsreise ausreichen. Einige Länder erlauben beispielsweise einem Reisenden die Teilnahme an einer Konferenz mit einem Touristenvisum. Generell ist wenig ratsam, auch Touristenvisa auszuweichen; wer nämlich beim Verstoß gegen die Visabestimmungen erwischt wird, denn können Sanktionen treffen, und nicht nur ihn, sondern auch den Travelmanager oder das gesamte Unternehmen. Quelle: GBTA / DMM
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