Reisekosten: Steuertipps für Geschäftsreisende

Voraussetzung für eine steuerliche Berücksichtigung ist, dass die Reisekosten im Rahmen einer beruflichen oder betrieblichen Auswärtstätigkeit anfallen. Auswärtstätigkeit bedeutet, dass die Tätigkeit außerhalb der sog. ersten Tätigkeitsstätte stattfindet. Als erste Tätigkeitsstätte gilt, wo der Steuerpflichtige typischerweise arbeitstäglich oder in der Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig ist. Reisekosten zur Fort- und Ausbildung können, wenn diese außerhalb der Arbeitsstätte stattfinden, ebenfalls zum Abzug gebracht werden. Voraussetzung ist, dass der Steuerpflichtige zuvor bereits eine Erstausbildung, wie Berufsausbildung oder Studium, abgeschlossen hat oder eine Fort- oder Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses erfolgt.

Besorgt der Reisende während der Reise in einem mehr als nur geringfügigen Umfang private Angelegenheiten, sind die beruflichen von den privaten Aufwendungen zu trennen. So nimmt z.B. der Besuch eines Souvenirshops auf dem Weg zu Geschäftsterminen einen eher geringfügigen Umfang ein im Gegensatz zu ein paar angehängten Strandtagen nach den Geschäftsterminen. Können private Aufwendungen nicht von den beruflichen getrennt werden, so zum Beispiel in der Regel bei Bekleidungen, sind diese nicht abzugsfähig. 

Als weitere Voraussetzung hat der Reisende die Veranlassung für die Geschäftsreise, Reisedauer und Reiseweg aufzuzeichnen und mit geeigneten Unterlagen, wie einem Fahrtenbuch, Tankquittungen und Rechnungen, zu belegen. Selbstständige können ihre Reisekosten als Betriebsausgaben ansetzen und Arbeitnehmer diese als Werbungskosten zum Abzug bringen. Arbeitnehmer können aber nur diese Reisekosten als Werbungskosten geltend machen, die sie nicht steuerfrei von ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen.

Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten zählen nach den Lohnsteuerichtlinien (2015) R. 9.4: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wobei eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit auch der Vorstellungsbesuch eines Stellenbewerbers sein kann. Im Einzelnen:

Fahrtkosten. Unter den Begriff Fahrtkosten fallen die Kosten, die bei der Benutzung eines Fahrzeuges entstehen: So sind das bei öffentlichen Verkehrsmitteln der Fahrpreis inklusive Aufpreis für höhere Klassen, z.B. die Business Class bei Flugreisen. Grundsätzlich werden ungeachtet der Klasse sämtliche Kosten berücksichtigt. Nur wenn die Kosten unangemessen sind, scheidet eine steuerliche Berücksichtigung aus. Ein solcher Fall ist z.B. denkbar, wenn ein Kleinunternehmer einen Privatjet chartert. Wird ein eigenes Fahrzeug benutzt, besteht die Wahl, entweder die tatsächlichen Kosten mit Einzelnachweis oder einen für das Fahrzeug konkret ermittelten Kilometersatz oder zuletzt die gesetzlich vorgegebenen Pauschalen abzuziehen: Die Pauschalen betragen bei der Verwendung eines eigenen Kraftfahrzeug 30 Cent/km und bei anderen motorisierten Fahrzeugen, wie z.B. Motorrad oder Motoroller, 20 Cent/km. Allerdings muss bei der Geltendmachung von Pauschalen die Fahrt durch einen Eintrag in einem Fahrtenbuch nachweisbar sein.

Verpflegungsmehraufwendungen. Für Geschäftsreisen im Inland können Pauschalen für sog. Verpflegungsmehraufwendungen angesetzt werden: Und zwar 24 € für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer für 24 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Für den An- und Abreistag kann der Arbeitnehmer, wenn er die Nacht davor oder danach nicht in seiner Wohnung übernachtet, jeweils 12 € ansetzen. Bei Geschäftsreisen ohne Übernachtung, die länger als acht Stunden dauern, können ebenfalls zwölf Euro Verpflegungsmehraufwand in Abzug gebracht werden. 

Übernachtungskosten. Bei dem Abzug für Übernachtungskosten gilt Folgendes: So können die tatsächlichen Kosten mit Beleg als Werbungskosten abgezogen werden, wie z.B. für ein Hotel, Herberge, Fremdenzimmer oder Appartement. Diese müssen jedoch belegt werden. Der Arbeitgeber kann hingegen die Kosten pauschal mit 20 € pro Übernachtung steuerfrei erstatten. Voraussetzung ist aber, dass die Unterkunft nicht ganz oder teilweise kostenfrei genutzt wurde. Auch hier muss der Nachweis erbracht werden, dass der Arbeitnehmer auswärts genächtigt hat.

Reisenebenkosten. Zu den Reisenebenkosten zählen Kosten für den Transport, Lagerung und Versicherung des Gepäcks, Reiseunfallversicherungen sowie Gebühren für Stornierungen, Umbuchungen, Parken, Straßenbenutzung, Trinkgelder und auch Schadenersatzleistungen wegen eines Verkehrsunfalls bei einer Geschäftsreise. Bußgelder und Verwarnungsgelder sind aber nicht erstattungsfähig. Die Reisekrankenversicherung kann unter bestimmten Voraussetzungen als Sonderbelastung geltend gemacht werden. Quelle: Ferdinand Mang, Juristische Redaktion www.anwalt.de / DMM